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オフィス移転コンサルに依頼できる範囲と自社の作業範囲は?依頼のタイミングや選定方法も解説

オフィス移転コンサルに依頼できる範囲と自社の作業範囲は?依頼のタイミングや選定方法も解説

「オフィス移転コンサル」とは、オフィス移転に関する業務代行やアドバイス、サポートを行うコンサルタントのことです。

オフィス移転を省力化し、移転をスムーズに進めることができます。

コンサルタントと協力してオフィス移転を行うと、大きな失敗をすることは少ないため、

  • 規模の大きい会社
  • 現状のオフィス課題が明確になっていない会社
  • オフィス移転の経験がない会社

などに、特に活用をオススメできます。

今回の記事では、オフィス移転コンサルに興味があり、「実際にどんな仕事をしてくれるのだろう?」と調べている方に向けて、

上記について、詳しく解説していきます。

オフィス移転コンサルに依頼できる業務範囲

オフィス移転コンサルに依頼できる範囲と自社の作業範囲は?依頼のタイミングや選定方法も解説
  • 現在のオフィスが抱えている課題の抽出・整理
  • オフィス移転計画の策定
  • 新オフィスの物件探し・入居審査サポート
  • 旧オフィス原状回復工事の検討
  • 移転先のデザイン・レイアウト・設計
  • 移転プロジェクトのマネジメント・進捗管理
  • 内装工事など必要な工事の検討
  • 新オフィスで使用する什器の選定・提案
  • 引越し業者の選定サポート
  • 新オフィスに適したシステム導入サポート
  • 移転後の効果検証と改善提案

上記は、オフィス移転コンサルに依頼できる業務の一例です。

オフィス移転コンサルサービスは、不動産会社やオフィス家具の会社など、オフィスに関連する様々な事業者が提供しています。

コンサルごとに特徴があるため、自社の移転目的とマッチするかどうかを確認して、業者を選定する必要があります。

当社オリバーは、以下の流れで移転・改装をコンサルティングします。

  1. 現状調査と、課題の抽出
  2. 明らかになった課題に対する、目指すべき姿(コンセプト)の策定
  3. コンセプトを基にした具体的なプランニング
  4. 移転・改装プロジェクト完了までの支援

それぞれのフェーズについて、以下で簡単に解説します。

1.現状調査と、課題の抽出

  • プロジェクトチームの組成サポート
  • 現場調査・分析
  • 社員アンケート
  • トップインタビュー
  • ワークショップの実施
  • オフィス構想の平準化
  • プロジェクト予算の作成

「調査~課題抽出」のフェーズでは、上記のようなタスクを任せられます。

例えば、調査では

  • どのような働き方をしているのか
  • どこに課題感があるのか
  • 独自の文化・思想はあるのか
  • 今のオフィスの広さは適正なのか
  • 移転先の広さはどれくらい必要なのか

などを調べます。

2.明らかになった課題に対する、目指すべき姿(コンセプト)の策定

  • 移転先環境の検討
  • 新ワークスタイルの研究
  • ICT(通信技術を活用したコミュニケーション)メニューの策定サポート
  • コンセプトの策定

「コンセプトの策定」のフェーズでは、上記のようなタスクを任せられます。

理想とする働き方・社内ニーズ・経営理念を踏まえて、これらを実現するための要件整理を行います。

3.コンセプトを基にした具体的なプランニング

  • 基本プランの提示
  • 基本設計・実施設計

「プランニング」のフェーズでは、上記のようなタスクを任せられます。

新しいオフィスのインテリアをイメージし、レイアウトを作成するのもこのフェーズです。

4.移転・改装プロジェクト完了までの支援

  • プロジェクトマネジメント(スケジュール・コスト)
  • 設計監理
  • 各種工事のスケジュール調整
  • 施工管理
  • 引越しや総務タスクのサポート

「実施」のフェーズでは、上記のようなタスクを任せられます。

アフターフォローとしてはプロジェクト成果の確認や、従業員の満足度調査などを行います。

オフィス移転コンサルに依頼しない場合の懸念点

実際のところ、オフィス移転コンサルに依頼しないで、オフィス移転を行う会社もありますが、オフィス移転コンサルを入れない場合、自分たちで与件(移転を成功させるために必要な前提・条件)を用意しなければいけません。

移転のことをよく知っている人や、プロジェクトを主導できる人材が社内にいればいいのですが、そうでない場合、与件を正確に用意することは難しいでしょう。

また、オフィスの移転には多大な労力がかかります。

通常業務をしながら移転業務を行うだけの労力を確保することも、コンサルなしのオフィス移転の難しいところです。

オフィス移転コンサルに依頼するメリット

オフィス移転は企業にとっては重要な経営課題の一つであり、失敗することができないプロジェクトといえます。

そのため、オフィス移転コンサルに依頼することをおすすめします。

また、単純に移転に関する自社の業務量が減り、第三者に委ねることで調査・分析の結果も正確になります。

さらに施工業者の選定もサポートしてくれます。

オフィス移転コンサルに依頼できない、自社が行う作業の範囲

オフィス移転コンサルに依頼できる範囲と自社の作業範囲は?依頼のタイミングや選定方法も解説

ここまで述べてきたように、オフィス移転コンサルには多くのタスクを担ってもらえますが、オフィス移転コンサルに依頼するとしても、担当者を立てることは必要です。

そして担当者は、調査のための情報提供や、社内調整(○日に××部署の人は集まってくださいと呼びかけるなど)を行う必要があります。
経営陣のスケジュール調整も任されることもあるでしょう。

さらに、経営者にも「意思決定」という重要な仕事があります。

オフィス移転コンサルが行うのは、あくまで「意思決定のためのサポート」なので、実際にGOサインを出すという作業は、自社で行わなくてはいけません。

オフィス移転コンサルに相談するタイミング

オフィス移転コンサルに依頼できる範囲と自社の作業範囲は?依頼のタイミングや選定方法も解説

オフィス移転コンサルに相談するタイミングですが、オフィス移転の意思がある程度固まっているのなら、なるべく早く相談することをオススメします。

少なくとも半年から1年以上のコンサル期間が必要になります。

例:Aというビルに入るために、設計期間と施工期間が半年かかるとした場合、半年前に依頼があっても、コンサル期間がとれないので移転が実現できません。

大規模なオフィスであれば、1年前の相談でもスケジュールが非常にタイトになってしまうこともあります。

現実的な問題として、適切な移転先がないと移転は実現しないため、やはり早めの相談が有効です。

具体的には、「移転したほうがいいか? 改装したほうがいいか? それとも、今のままでいいのか?」と悩んでいる段階で、相談するとよいでしょう。

<関連コラム>
→ オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

オフィス移転コンサルの選定方法と確認すべきポイント

オフィス移転コンサルに依頼できる範囲と自社の作業範囲は?依頼のタイミングや選定方法も解説
  1. Webなどでオフィス移転コンサル業者を探す
  2. メニューを見て、自社オフィスの規模感とマッチしているかを鑑みたうえで、問い合わせをする
  3. 打ち合わせをして、担当者とフィーリングが合うかを確認する

一般的に、オフィス移転コンサルは上記の流れで決めます。

場合によっては、コンサルを決めるためのコンペを開くこともあります。
各社に提案書を出してもらって、プレゼンを行ってもらいます。

  • どのくらいの期間で
  • どういったことを
  • どのくらいの費用で

行ってくれるのかが比較ポイントとなり、実績・事例を踏まえたうえで、依頼をするコンサル会社を決めます。

先にも述べたように、それぞれのコンサル業者には得意分野があるため、自社のニーズとマッチする会社を選ぶことが、オフィス移転成功のカギです。

オフィス移転コンサル選定時に確認するべきポイント

移転・改装のコンサルティングをを遂行する時の、

  • スケジュール
  • 手法
  • 費用
  • 誰がそれをやってくれるのか
  • 類似実績があるか

などは違いが出てくるので、打ち合わせ時に質問をして、明確にしておくとよいです。

また、コンサルタントの人柄(フィーリングが合うかどうか)も大切です。

場合によっては1年以上付き合うことになるため、フィーリングが合わずコミュニケーションが取りづらいコンサルタント相手だと、プロジェクトを進めづらくなります。

オリバーのオフィス移転コンサルについて

オフィス移転コンサルに依頼できる範囲と自社の作業範囲は?依頼のタイミングや選定方法も解説

オリバーのオフィス移転コンサルでは、ヒアリング内容や働き方に基づき、お客さまに合ったコンセプトを提案します(オフィスコンセプト設計)。

そして新しい働き方や用途に応じて、最適なレイアウトを提案・作成します。

デザイン設計(内容設計・CGパース・VR)では、内装・家具・照明・グリーンなどオリジナリティのあるデザインを行います。

またセキュリティ計画や、Web会議などICT化に必要なサポートを行います。

パートナー企業と連携しながら、物件の検討・契約が円滑に進むようにサポートすることも、オリバーの仕事です(リーシング支援)。

オフィスの家具については、『Place2.5』の家具だけではなく、お客さまに合わせた特注家具を設計・製造します。

いよいよ移転を実施する段階では、最適な工程で納品できるよう、運搬・搬入・施工管理を行います。

最後にアフターフォローとしてプロジェクト成果の確認や、従業員の満足度調査を実施します。

オリバーのオフィス移転コンサルの強み

オリバーの強みは、

  • 調査(サーベイ)
  • 与件整理
  • コンセプトメイク
  • 空間提案
  • 施工管理
  • アフターフォロー

上記の流れを、一気通貫で行えることにあります。

お客さまからは「何がやりたいのかを現場目線で寄り添いながら、メニューを組み立ててくれる」「クライアントの声に真摯に向き合ってくれる」と、評価をいただいています。

また、実際にオフィス構築をしてきた知見の高さがあります。

また、

  • 人柄がよい、話しやすい、相談しやすい
  • 最新のオフィストレンド(海外含めて)を知っている
  • オフィス以外の情報(ホテル・カフェなど)を知っている

ことなども、オリバーならではの強みになっているでしょう。

まとめ

以上、オフィス移転・改修を手がける株式会社オリバーの視点から、

  • オフィス移転コンサルに依頼できる業務範囲
  • オフィス移転コンサルに依頼できない、自社が行う作業の範囲
  • オフィス移転コンサルに相談するタイミング
  • オフィス移転コンサルの選定方法と確認すべきポイント
  • オリバーのオフィス移転コンサルについて

について、解説しました。

オフィス移転コンサルには、「調査」から始まって「アフターフォロー」で終わるまで、多くの作業を任せることができます。

もちろんコンサルなしでも移転を進めることは可能ですが、コンサルを入れたほうが正確・円滑で、受け身であっても問題なくプロジェクトが進みます。

しかしコンサルを入れる場合であっても担当者を立てることは必要で、最終的な意思決定をするのは、自社の経営者となります。

オフィス移転コンサルがどういったものなのか、イメージしづらいのであれば、ニュアンスを知るためにも一度、コンサル会社に問い合わせしてみるとよいでしょう。

分かりやすい資料などが、送られてくるはずです。

オフィス移転コンサルに相談するタイミングは、なるべく早めがオススメです。
「移転しようかな? 改装しようかな? それとも今のままでいい?」と考え出したタイミングで、問い合わせをしてみましょう。

オリバーでは、オフィス移転・改装のプロジェクトを数多く手がけています。
オフィス空間づくりにお困りの際は、ぜひ当社までお気軽にご相談ください。

オフィスブランドPlace2.5では、お客さまのビジョンを実現する、唯一無二のオフィス設計を行っています。

また当社では自社オフィスのオフィス見学を実施しています。
今回ご紹介したオリバーのオフィスは全て見学していただくことができます。
詳しくは以下のページをご覧ください。

この記事の執筆者

Place2.5 マーケティング担当

オリバーのオフィス部門を専門に担当。 お客さまの悩みやニーズに耳を傾けて、働き方のご提案や情報発信を行います。

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