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オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

オフィスの移転では様々なタスクが存在し、プロジェクトの担当者は「スケジュールはどうなるのか」「どのように進めれば良いのかわからない」と悩まれている方が多くいらっしゃいます。

「オフィス移転のスケジュールの組み方を知りたい」
「プロジェクト全体でどれくらいの期間がかかるのか」
「失敗しやすい原因と対処法を把握しておきたい」

この記事では、これらの疑問や不安に対して、オフィス移転・改装を手がける株式会社オリバーが解説します。

について、詳しく解説します。

一般的なオフィス移転スケジュールと決める内容は?

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オリバー 東京西葛西オフィス

オフィス移転プロジェクト全体の期間については、

  • 移転先が決まっているかどうか
  • オフィス設計・施工を実施する業者が決まっているかどうか
  • オフィス移転工事をどの程度実施するのか
  • プロジェクトにおける事項の決定プロセスが、どの程度スムーズなのか

など、様々な要素によって変わります。

家具を並べるだけの移転ではなく、移転先オフィスの内装工事を実施する場合は、一般的に少なくとも半年、長い場合は2年程度の期間を要します。

建物から建設する場合はさらに時間を要しますが、ここではワンフロア約300坪のオフィスの内装工事を実施する場合の一般的なスケジュールと決める内容をご紹介します。

プロジェクトのフェーズは以下の6段階に分けることができます。

  1. 企画段階(完成7ヶ月以上前)
  2. 基本計画(完成7~6ヶ月前)
  3. 実施計画・実施設計(完成6~4ヶ月前)
  4. 発注・調達(完成4~3ヶ月前)
  5. 工事(完成3ヶ月前~完成)
  6. 引越し・運用(完成後)

フェーズ毎に解説します。

1.企画段階(完成7ヶ月以上前)

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オリバー 東京西葛西オフィス

このフェーズでは、オフィス移転をする目的や、どうやってプロジェクトを進めていくのかについて検討します。

1 – 1.オフィス移転の目的を設定

現在のオフィスを調査して、課題と改善点を洗い出します。
そのうえで、オフィス移転をすることで成し遂げたい目的(ゴール)を決めます。

オフィスは企業のビジョンを映し出す役割もあるため、ここで経営陣など決裁者の意見を聞いておくと、その後の方向付けがスムーズになります。

例:ワークスタイルの見直し、働き方改革、IT化に対応する業務効率の向上、企業イメージの向上 など

1 – 2.プロジェクトチームの発足

意思決定のプロセスを明確にするため、プロジェクトチームを発足します。

オフィス移転は専門知識も要するため、プロジェクトマネジメントを設計パートナーである外部企業に委託するケースもよくあります。

1 – 3.情報収集(ショールーム見学)

より具体的なプランを立てるために最新のオフィスや他社事例などの情報収集を行います。

また、調べるだけではなく、実際にオフィス見学に足を運び、実物を見ながら検討するのがおすすめです。

1 – 4.要件整理

理想とする働き方・社内ニーズ・経営理念を踏まえ、これらを実現するための要件整理をします。

例:テレワークの導入形態、オフィスで働く人数、フリーアドレス制を導入するか、ICT等の活用、会議室の広さ、休憩スペースの有無 など

1 – 5.物件調査(入居ビル選定)

不動産会社のウェブサイトなどで、物件を調べて選定します。

現在入居しているビルの対応が良い場合は、そこから紹介してもらうなどの方法を検討しても良いでしょう。

例:ビルのグレード、規模、立地、周辺環境、賃借料、設備、移転時期、建物の利権関係、改装工事がどこまで実施できるか、市場調査 など

入居先を確定し、契約手続きを行います。

1 – 6.マスタースケジュールの設定

少なくとも移転の7〜8ヶ月前には、オフィス移転までのマスタースケジュール(おおまかなスケジュール)を立てます。

現オフィスの解約通知は、半年前までに行うのが一般的ですので、この段階で契約内容確認も行ってください。

1 – 7.プロジェクト予算の設定

オフィス移転にかかる、おおよその費用を試算します。

例:現オフィスの原状回復工事費用、引越費用、新オフィスの内装費、新規家具の購入費用、通信システム、ICT、AV機器 など

費用の目安は以下の記事でご紹介しています。

→ オフィスデザインと工事の費用目安は?改装や移転の実例金額も紹介

2.基本計画(完成7~6ヶ月前)

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オリバー 東京日本橋オフィス

このフェーズでは、設計パートナーへの依頼・決定、オフィスのコンセプトやレイアウトといった基本的な計画を決定します。

2 – 1.設計パートナーへの依頼

新オフィスの設計を外部の設計パートナーに依頼するにあたり、これまでに検討した情報を設計パートナーに伝えます。

複数の設計パートナー候補がいる場合はそれぞれに要件を伝え、提案を比較できるように依頼内容や提出項目のフォーマットを整えるとよいでしょう。

内容:新オフィスの情報、現オフィスの経営視点・ユーザー視点の課題やニーズ

設計パートナーは、この情報をもとにコンセプト・レイアウト・インテリアなどの基本計画を策定するため、ポイントを押さえて伝えましょう。

2 – 2.新オフィス基本計画の策定

設計パートナーが、コンセプト・レイアウト・インテリア・セキュリティ・AV計画を確認し、基本計画を策定します。

2 – 3.概算費用の確認

候補となる設計パートナーに、希望する仕様やデザイン、要件に沿った内容で施工した場合のコストを確認します。

予算内に収まっていなければ、このタイミングで調整が必要です。

2 – 4.設計パートナーの決定

  • 移転・改装の目的や経営理念に合ったコンセプト・設計になっているか
  • インテリアの内容が企業イメージに合っているか
  • ショールーム見学で展示されているオフィスや家具の品質が信頼できるか
  • 見積もりの段階で、工事内容の漏れや条件の違いがないか
  • コンサルティングやサポートの対応範囲が広く、専門知識があるか
  • 事前に伝えている要件をしっかりカバーできている提案内容か
  • 企業の想いに寄り添って提案・実行してくれる企業か
  • 安心できる実績があるか

を判断軸にして、設計パートナーを決定します。
複数社に依頼した場合は、決定した設計パートナーに内定通知をします。

2 – 5.ビル解約通知

現在のオフィスが賃貸の場合は、一般的に1年~半年前までに解約通知をする必要があります。
賃貸契約にある規定に沿って解約通知を行いましょう。

電話やインターネット、駐車場などの契約状況や、自動販売機、水や弁当の配送、清掃など、移転にあたって切り替えや解約が必要なサービスがないかも合わせて確認しておきましょう。

その他、登記変更など会社としての登録修正の必要な項目や、Webサイトの更新、名刺の記載住所更新、社用封筒の更新などもこの機会に整理して計画しておくと安心です。

3.実施計画・実施設計(完成6~4ヶ月前)

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オリバー 大阪オフィス

このフェーズでは、工事に向けて、詳細な図面や費用の確定を行います。

3 – 1.プランの確認・調整指示

設計パートナーより提出されたプランに対して、以下の確認と修正等の指示を行います。
不明点は、設計パートナーに解説してもらうようにしましょう。

  • 働き方のイメージやオフィスの捉え方の再確認
  • レイアウト・動線の修正事項、追加要望の指示
  • インテリアの詳細設計、内装材確認
  • 新規購入予定の物品、既存の転用物品、廃棄物品の仕分けと配置の確認
  • 家具の詳細仕様、図面の確認・承認
  • ICT・AV機器・システムの配置の確認
  • 通信システム(IT・通信ネットワーク・電話)の確認
  • セキュリティ計画の確認
  • 工事区分、体制の確認(賃貸契約上テナントビル側で行う工事があるため)

3 – 2.コストの調整

3-1にて設計パートナーに修正してもらった内容をもとに、最終的な予算を確定します。

予算を超える場合は、内容を調整していく必要があります。
同レベルの性能・機能を維持したコストダウン方法を設計パートナーに検討してもらいます。

3 – 3.実施計画図の確認・承認

プランが確定すると、実際に工事する際に使用する実施計画図を設計パートナーが作成します。

工事内容を記載した図面で、細かな寸法や素材の品番など詳細まで記載されています。

設計パートナーから内容の説明を受け、確認のうえ承認します。

3 – 4.工事計画の確認・調整

設計パートナーが、工事・納品がスムーズに行われるよう複数の施工業者と連携しながら
納期や施工期間の調整と、スケジュールについて計画します。

その計画を基に移転に関係する社内部署にも確認をとります。
引越し日など業務に支障をきたさないような計画にまとめる必要があります。

4.発注・調達(完成4~3ヶ月前)

実施計画・実施設計で確定した内容をもとに、設計パートナーは施工業者の選定をします。

内容を確認し、工事の発注を行います。

5.工事(完成3ヶ月前~完成)

オフィスが完成する前に、引越し後のための準備を行う必要があります。

5 – 1.運用ルールの作成

引越しの前に、新オフィスの運用ルールを作成します。

例:施設利用計画、ビル管内・オフィス利用マニュアル、転用物品・残留物品・廃棄物リスト など

5 – 2.引越し計画の作成

引越しに備えて、引越し計画を作成します。

例:引越しスケジュール、引越し役割分担、整理・梱包の注意点、引越し業者用ナンバリング図、座席表、収納割 など

5 – 3.説明会の実施

作成した運用ルールを、社内説明会で従業員に共有します。

レイアウトなど実用的な情報に加えて、新しいコンセプトや実現したい働き方なども共有しましょう。

また、引越し時の個人私物の事前梱包など社員自ら行うべき内容や、オフィスに入れない期間、新たなオフィスに移るタイミングも忘れず伝えておきましょう。

社外へのオフィス移転のお知らせ

移転の1ヶ月~2週間前までに、メールなどで取引先へのオフィス移転のお知らせを配信します。

工事に伴う休業期間や電話のつながらない期間、祝い花の辞退などの事務連絡があれば合わせてお知らせをしましょう。

5 – 4.検査立ち合い・引き渡し

工事に関わる各種検査(消防検査・自主検査・施主検査)に立ち合い、依頼した実施図面どおりに工事が行われているかを確認します。

その後、新オフィスの鍵や書類などの引き渡しを受けます。

6.引越し・運用(完成後)

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オリバー 大阪オフィス

引越し業者により引越し作業が完了します。

物品の開梱等の作業もありますが、移転後はこれまで使用してきたオフィスの原状回復工事と、新しいオフィスの運用・効果検証を行います。

6 – 1.旧オフィスの原状回復工事

引越し後、これまで使用してきたオフィスを退去しますが、壁や天井などを入居前の状態に戻す現状回復工事を行ってから返却します。

一般的には貸主(オーナー)の指定業者に依頼するケースが多く、規定に沿って依頼します。

6 – 2.新オフィスの運用・効果検証

移転後必要に応じて、新オフィスの使い勝手について従業員満足度調査を行い、不満や不具合を確認して改善策を考案・実施することもできます。

6 – 3.オフィス完成のお披露目

自社の社員や取引先の方に対して、オフィス完成のお披露目を行う企業さまも多くいらっしゃいます。

社員に対してはオフィスの紹介という意味合いを持ち、これからそのオフィスを利用する社員だけでなく、他の拠点を利用する社員に対してもエンゲージメントの向上に貢献します。

また、取引先に対しては自社のブランディングやESG投資の一環としてオフィス移転を捉え、PRすることができます。

以上、一般的なオフィス移転のスケジュールと各フェーズで実施するべき内容・タスクについて解説しました。

オリバーでは、以上のタスクをまとめた資料(PDF)を用意しています。
詳しくは以下をご参照ください。

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

オフィス移転スケジュールが遅れてしまいやすい4つの原因と対処法

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オリバー 東京日本橋オフィス

次に、移転スケジュールが遅れてしまいやすい原因とその対処法についてご紹介します。

オリバーでは数多くのオフィス移転プロジェクトを実施してきましたが、様々な要因によって、スケジュールが遅れてしまう例を目にしてきました。

しかし前もって対処することで、未然に防げることが大半です。

1.【原因と対処法】要件や要望をまとめるのに時間を要する

大きく遅れが生じる最も大きな原因の一つに、お客さま社内での要件や要望をまとめるのに時間を要する、ということが挙げられます。

オフィス移転によって叶えたいことや気を付けたいことが、レイアウトを検討する前に決まっていれば、レイアウトにもすぐに反映することができます。

しかし、お客さまの中で悩まれていたり、社内の意見がばらばらで、収拾がつかない状況になっていると、レイアウトが完成するまでに非常に多くの時間を要します。

使い勝手や各担当者の意見、細部の内容はあらかじめ社内でしっかり話し合っておくことが大切です。

そうすることにより、スムーズにレイアウトとオフィス家具製品を確定させることができ、結果的にプロジェクト期間を短くすることができます。

要件や要望をうまくまとめられない場合は、何ヶ月も掛けてレイアウトを決めることになることもあるため、早めに設計パートナーに相談しましょう

2.【原因と対処法】意思決定のプロセスがスムーズでない

オリバーのお客さまでもよく発生する遅れの原因の1つが、社内の意思決定のプロセスが明確になっておらず、物事の決定が予定通り進まないことがあります。

  • どのようなプロセスで決定するのか
  • 意思決定者は誰なのか
  • 決定する項目が多くなる場合、どのような分担で誰が決めるのか

といったことを、企画段階でプロジェクトチームを発足し、会社として決めたフローに沿って決定していくことでスムーズに進めることができます。

会社によって、上申がどれぐらいスムーズに進むのかも異なります。
決裁の判子が貰えない、といったこともよく耳にします。
それを想定して、社内申請のタイミングを決定するといったことも必要になります。

移転には社内の様々な部署が関連するため、どこかでうまく進まなくなるとプロジェクトは遅れてしまいます。
緊密な意思疎通ができるコミュニケーションが大切です。

外部の専門家にプロジェクトマネジメントを依頼することも可能ですので、設計パートナーに相談することをおすすめします。

3.【原因と対処法】資材調達の遅れ

近年、様々な工業製品の製造が遅れるという事態が起こっています。
建築資材においても欠品や遅れが発生しています。

また、資材を海外から輸入している製品もあるため、あらかじめ納期を確認することが必要となります。

4.【原因と対処法】防ぎようがない理由で遅れる

その他、お客さまや、設計パートナー、施工業者が想定がしづらい問題が発生し、遅れることもあります。

例えば、

  • 移転先テナントの前の入居者の退去が進まない
  • 天災による遅れ

といったことが、過去オリバーのお客さまにも発生したことがあります。

夜間工事の実施など、費用追加である程度の短縮を実施することは可能ですが、移転日が遅れてしまうこともあります。

以上、オフィス移転スケジュールが遅れてしまいやすい4つの理由と対処法をご紹介しました。

問題が発生すると、移転日が遅れる可能性があるだけでなく、十分な検討ができていないままプロジェクトが進み、オフィス移転の目的を達成できないといった本末転倒な問題も発生しやすくなります。

また、

  • 働き方の検討や各部署との連携が不十分で、働きづらいオフィスになった
  • レイアウトや家具の検討が十分にできず、使い勝手が悪いものとなった
  • オフィスをより快適にするプラスアルファの要素を入れたかったが、時間の都合であきらめることになった

といったことも発生します。

根本的な解決としては、プロジェクトの開始を早め、設計パートナーへの相談も早めに実施することとなります。

3事例|企業によって違うオフィス移転スケジュール

次に、オリバーで実施した3つの移転プロジェクトのスケジュールをご紹介します。

  1. 【従業員数約20名・プロジェクト期間6ヶ月】
    株式会社パシフィックネット 大阪支店 様|業種:情報処理
  2. 【従業員数50名・プロジェクト期間7ヶ月】
    ノバシステム株式会社 様|業種:オフィス
  3. 【提案席数225席・プロジェクト期間12ヶ月】
    株式会社AIRDO 様|業種:航空運送業

1.【従業員数約20名・プロジェクト期間6ヶ月】
株式会社パシフィックネット 大阪支店 様|業種:情報処理

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

【創造力を掻き立てるワクワクするオフィス】

テクニカルセンターと事務所機能が一体となっていたために手狭になっていたオフィスを、採用や従業員満足度の側面も含めて改善したいといったご要望から、オフィスを移転されました。

プロジェクトの期間は、6ヶ月でした。

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

スケジュールのポイント

  • 移転先候補を3ヶ所選定され、設計パートナーへ希望の働き方をお伝えいただき、それを基にテストフィット(仮レイアウト)を実施しました。
    希望の働き方やレイアウト、広さ・ボリュームをしっかりイメージしながら移転先を決めることで、移転後のイメージを共有した状態でプロジェクトを進めることができました。
  • 決算日までの移転完了を目標にしていたため、設計コンペ実施から移転日までの期間が少し短い印象でした。そのため実施設計の期間に余裕がなく、打ち合わせ頻度やスケジュールが少しハードでしたが、無事に移転完了できました。

オリバーで担当したサービス

  • 内装設計・施工・施工管理
  • 家具(既製品):製作・納入
  • 造作家具:デザイン・構造設計・製作・納入
  • 意匠照明
  • サイン:計画・デザイン・施工

→ 株式会社パシフィックネット 大阪支店 様のオフィス事例はこちら

2.【従業員数50名・プロジェクト期間7ヶ月】
ノバシステム株式会社 様|業種:オフィス

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

エンゲージメントが高まるデザイン性に富んだオフィス】

リモートワークが増えたことで社員の出社率が低下する中、社員が出社したくなる空間稼働率の高いオフィスにしたい、また、実用的でデザイン性に富んだ斬新なオフィスにしたいといったご要望を解決する空間をご提案いたしました。

プロジェクトの期間は、7ヶ月でした。

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

スケジュールのポイント

  • 設計パートナーを決定するにあたり、2度にわたるコンペを実施されました
  • 第二回のコンペや業者が確定するまでに、ある程度の方針やご要望が明確になっていたため、密にコミュニケーションが取れました。そのため実施設計で内容を詰める際に、修正項目を大幅に削減することができ、スケジュールに沿ったプロジェクトとなりました。

オリバーで担当したサービス

  • プロジェクトマネジメント
  • 内装設計・施工・施工管理
  • 家具(既製品):製作・納入
  • 造作家具:デザイン・構造設計・製作・納入
  • 意匠照明・サイン:計画・デザイン・施工

→ ノバシステム株式会社 様のオフィス事例はこちら

3.【提案席数225席・プロジェクト期間12ヶ月】
株式会社AIRDO 様|業種:航空運送業

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

【能力を最大限発揮するオフィスへ】

空港ターミナル内でオフィスが点在していたことから、社員同士の関係が薄くなることを防ぐため、社員同士が繋がりやすいオープンなオフィスを設計しました。

また、オペレーション強化というご要望にも応え、レイアウトや動線にも工夫を凝らしました。

“オープン・つながる・見える化・進化・機能強化” の5つのキーワードを実現させながら、北海道らしさ、航空会社らしさをインテリアで表現しています。

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

スケジュールのポイント

  • オフィス設計だけでなく、プロジェクトマネジメントまで含めた提案コンペを実施して設計パートナーを決定。運用方法や要件を長期間にわたり検討・整理を実施しました。
    当エリアの他、移転プロジェクト全体の予算や要件を調整しながら、レイアウトや実施予算を調整しました。
    毎週1回の定例会を開催しました。
  • コロナの影響等でスケジュールの遅れがあり、1フロアを2回に分けて納品することになりました。
    点在していた部署が順番に合流しながら、更衣室やロッカーなどを玉突きで動かしていくという計画となり、エリアごとに細かく計画を分けてB・C工事を実施。工事期間は一挙に実施するよりも長期間となりました。
    コロナ禍での納品だったため、海外からの資材の仕入れに影響が出てしまい、間に合わなかった物品運用開始後にも深夜等に納品を行うこともありました。
  • 空港関連ビルという特殊な背景もあり、レイアウトが確定後、建物内の検証にも時間がかかるため、スケジュール調整に特に注意が必要なプロジェクトとなりました。

オリバーで担当したサービス

  • コンサルティング・プロジェクトマネジメント
  • 内装設計・施工
  • 家具(既製品):製作・納入
  • 造作家具:デザイン・構造設計・製作
  • 意匠照明・サイン:計画・デザイン・施工

→ 株式会社AIRDO 様のオフィス事例はこちら

まとめ

以上、オフィス移転・改修を手がける株式会社オリバーの視点から、

  • 一般的なオフィス移転スケジュール
  • オフィス移転スケジュールが変動してしまいやすい4つの原因と対処法
  • オリバーが手がけた3つのオフィス移転事例

についてご紹介しました。

「オフィス移転のスケジュールの組み方を知りたい」
「プロジェクト全体でどれくらいの期間がかかるのか」
「失敗しやすい原因と対処法を把握しておきたい」

といった疑問や不安の参考にしていただければ幸いです。

オリバーでは、今回ご紹介したオフィス移転プロジェクトに関するタスクをまとめたPDF資料を用意しています。

詳しくは以下をご参照ください。

オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説
オフィス移転のスケジュールは?遅れる原因や企業ごとの違いも解説

オリバーでは、オフィス改装のデザインを数多く手がけています。
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また当社では自社オフィスのオフィス見学を実施しています。
今回ご紹介したオリバーのオフィスは全て見学していただくことができます。

詳しくは以下のページをご覧ください。

この記事の執筆者

PLACE2.5 マーケティング担当

オリバーのオフィス部門を専門に担当。 お客さまの悩みやニーズに耳を傾けて、働き方のご提案や情報発信を行います。

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