テレワークを続けるうえでの自社オフィスの活用方法6選！スペースに余裕がある際の対策も
コロナ禍をきっかけに、テレワークを導入した企業は数多くあります。
そしてテレワークの開始から数年が経った今、
- テレワーク運用を続けるべきかどうか悩んでいる
- テレワーク運用は続けたいけれど、コミュニケーションや教育不足で悩んでいる
といった悩みを抱える企業が増えています。
そして、
- 何かオフィスに社員が出社する方法・仕掛けはないだろうか
- テレワークを導入してオフィスのスペースを持て余しているのでスペースを縮小しようか
と対策を検討している企業も多いでしょう。
この先もテレワークを続ける予定があり、今のオフィスをよりよく活用していきたいと考えている場合は、以下で取り上げる様々な方法の検討をおすすめします。
今回の記事では、
- 【事例】テレワークが増えて出社率が低下したオフィスの課題を解決（ノバシステム株式会社様）
- テレワークを続けるなかで発生している課題
- テレワークによって発生している課題の解決策
- テレワークによって生まれたメリット
- 様々な施策を実施する前に検討すべきこと
- テレワークを続けるうえでの自社オフィスの活用方法6選
- スペースに余裕が発生している自社オフィスへの対策3選
上記について、オフィス移転・改装を手がける株式会社オリバーが解説します。
まずは、実際にオフィスを改装して、テレワーク下のオフィスの悩みを改善した事例を見てみましょう。
【事例】テレワークが増えて出社率が低下したオフィスの課題を解決｜ノバシステム株式会社様 業種：情報処理
金融・産業・医療分野におけるシステム開発およびサービスを提供されているノバシステム株式会社様では、テレワークにより出社率が低下したことによる、社員さまの帰属意識（エンゲージメント）の低下が課題でした。
そこで「出社を増やし、帰属意識を向上させたい」というご要望のもと、オリバーの提案するプロジェクトを進めていくことになりました。
「ABW（Activity Based Working）」という、仕事内容や従業員の気分に合わせて、働く場所や時間を自由に選ぶ働き方を応援するオフィス空間を目指しました。
例えば、従業員同士が交流しやすいように、全体を見渡せるようなオープンスペースを設けています。
また、カフェスペースやソファ席など、仕事だけでなく食事やちょっとした雑務などを行えるスペースも、たくさん用意されています。
新しいオフィスは従業員の皆さまに大変好評で、ABWを意識した工夫によってエンゲージメントが大きく高まりました。
まずは成功例をご紹介しましたが、実際に課題を解決するためには、いくつかの観点から課題を分析する必要があります。
その分析ポイントについて、次項よりご説明します。
テレワークを続けるなかで発生している課題
テレワークで起こる課題には、
- 開始からすぐに起こる課題と
- （テレワークを）長く続けると起こる課題
があります。
業界や職種、企業や人によって、どんな課題が起こりやすいのかは異なりますが、代表的な課題は以下で挙げるものです。
テレワークを開始してすぐに起こる課題
- コミュニケーション不足
テレワークを長く続けることで起こる課題
- 会社への帰属意識の低下
- 新入社員への教育の質低下
- 情報漏洩
テレワークを開始してすぐに起こる課題
コミュニケーション不足
テレワークを開始してすぐに直面する課題は、従業員同士のコミュニケーション不足です。
コミュニケーション不足によって、上司が部下を適切に管理することも難しくなってきます。
例えば、部下が上司に何か相談したい（業務的なことでも、心理的なことでも）と思った時に、テレワークにより気軽に顔を合わせられないことが、1つの壁になってしまいます。
また部下の管理だけでなく、顔を合わせていれば簡単に防げていたようなヒューマンエラー（理解のズレやすれ違い、確認漏れなどによるもの）にも繋がってしまいます。
テレワークを長く続けることで起こる課題
会社への帰属意識が薄れる
テレワークの長期化によって、会社の方向性を認識する機会がなく、信頼できる上司と一緒に働けない時間も長くなると、会社への帰属意識が薄れ、業務に対するモチベーションも下がってしまいます。
顔を合わせないことで会社のビジョンが心に響きにくくなり、従業員一人ひとりがバラバラの方向を見て仕事をすることになりかねません。
新入社員をうまく教育できない
テレワークを続けるなかで、新入社員が入ってくることもあります。
しかしテレワーク中では、その新入社員と密にコミュニケーションを取ることができず、教育することもままならないことが多いです。
「どんな新入社員が入ってきたのか全然わからない」と言う従業員も珍しくはなく、新入社員にとっても不安な日々が続きます。
情報漏洩
「持ち帰り不可の書類を持ち帰って仕事をしてしまう従業員がいるのでは？」など、情報漏洩について懸念を持たれる企業もあります。
従業員にとっては「（持ち帰り不可の書類を参照するためなどに）結局出社しなくてはならない」といった、わずらわしさが生まれます。
テレワークによって発生している課題の解決策
テレワークによって発生している課題の解決策には、以下のようなものがあります。
- オンラインツールを活用する
- 居心地のよいオフィスを作る
オンラインツールを活用する
チャットツールやミーティングツールなど、便利なオンラインツールを活用することで、コミュニケーション不足の問題がかなり改善できます。
「ミーティング中はカメラをONにする」など、顔が見えるルール作りをすれば、よりコミュニケーションが取りやすくなります。
また情報漏洩の懸念も、ルールやツールの使いようによって、払拭することができます。
居心地のよいオフィスを作る
「オフィスに来たかいがある」「オフィスに行きたい」と思えるような、居心地のよいオフィスを作ることは、テレワークによって発生した問題の解決に有効です。
居心地がよい＝人が自発的に集まりやすいオフィスになることで、コミュニケーション不足が解消されやすくなります。
例えば「ドリンク飲み放題」など、オフィスに来たくなる仕掛けを作っている企業もあるのです。
また、家に小さな子どもがいるなど、テレワークでは業務に集中できない従業員のために、社内に「集中ブース」を設けることもあります。
どんな仕掛けを作るにせよ、「出社するほうがいい」と従業員に思ってもらうことがポイントです。
テレワークによって生まれたメリット
テレワークにデメリットや課題があるなら、「そもそもテレワークを廃止すればよいのでは？」と思うかもしれませんが、それは早計です。
テレワークには、様々なメリットもあります。
テレワークのメリットにも、開始してすぐ得られるものと、長く続けて得られるものがあります。
テレワークを開始してすぐに得られるメリット
通勤時間が減る
「通勤時間が気持ちの切り替えスイッチになる」「通勤中はひとりで勉強や趣味に充てられる時間」といった価値観を持つ方も多くおられますが、「通勤時間が減るとよい」と考えている方も多くいます。
通勤時間が減ることで時間に余裕が生まれ、心にも余裕が生まれます。
人間関係のストレスが減る
会社で毎日他人と顔を合わせることを、ストレスに思う従業員もいます。
「最低限のコミュニケーションを取りながら、自分の業務に集中したい」という従業員にとっては、テレワークはメリットが大きいのです。
仕事の効率が良くなる
外出する機会が多い営業の人は、テレワークにより毎回オフィスに戻る必要がなくなることで、仕事の効率をよくすることができます。
具体的には、オフィスを挟まずに直行・直帰が当たり前になることで、業務効率化により残業時間の削減に繋がる、ということです。
テレワークを長く続けることで得られるメリット
フルリモート勤務が条件の優秀な人材を雇える
コロナ禍と、仕事に対する価値観の多様化によって、フルリモート勤務を勤務条件とする人は増えました。
なかには、優秀な人材も多いです。
テレワークを企業の標準にすることで、そうした優秀な人材を雇えるようになります。
さらに、優秀な人材に限った話ではなく、介護や育児をしながら働く人材を確保できるなど、幅広い人材を確保することにも繋げることができます。
すでに入社している従業員に対しても、住みたい場所に住むなど、従業員の生き方の選択肢を狭めない企業姿勢を示すこともできるかもしれません。
テレワークによるオフィスの課題を解決するため、様々な施策を実施する「前に」検討すべきこと
ここまではオフィスへの出社を促進したい視点でのお話でしたが、テレワークによるオフィスの課題を解決するための様々な施策を実施する前に、検討すべきことがあります。
例えば「オフィスの縮小」についてですが、オフィスを縮小すべきかどうかは、
- 通常業務はオフィスに来てやる必要があるか？
- 従業員のワークライフバランスはどうなっているのか？
といった視点から、よく考えなくてはいけません。
在宅希望の従業員が多いかどうかではなく、
- 業務上テレワークでも円滑に業務が行える
- 出社率の状況からオフィス面積が余っている
- 賃料や通勤費など総合的にコストメリットが見込める
といった条件が揃っている場合は、オフィス縮小が可能と言えるでしょう。
しかしその場合でも、「集まる価値（意味）があるオフィス」の存在は不可欠です。
まずは、「何のためにオフィスに来るのか？」を明確化しましょう。
コミュニケーションの活性化や、人材の育成などが挙げられます。
また、オフィス縮小で抑えられる費用（賃料など）をどのように有効活用するのかを、考えることも必要です。
テレワークを続けるうえでの自社オフィスの活用方法6選
テレワークを続けるうえで、自社オフィスを活用するには、以下のような方法があります。
- コミュニケーションを活性化する工夫・仕掛けを作る
- 自宅では集中して業務ができない従業員のための執務環境を作る
- Web会議がスムーズにできる空間を用意する
- 新しい発見・よりよい教育が生まれやすい仕組みを用意する
- 帰属意識を培う場を用意する
- 来客のための空間を作る
1．コミュニケーションを活性化する工夫・仕掛けを作る
- 可能であれば、固定席ではなくフリーアドレスを導入する
- ゾーニングの工夫によって、接触機会を増やす
上記のような工夫をオフィス内で行うと、従業員のコミュニケーション活性化に繋がります。
では、どのようにこのような取り組みを実施すればよいのでしょうか。
次に解説します。
可能であれば、固定席ではなくフリーアドレスを導入する
フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、自由に席を選んで働くワークスタイルのことです。
固定席では、毎日同じメンバーが隣や前に座りますが、それに対してフリーアドレスでは周りに座るメンバーが変わります。
同僚の近くに座ることもあれば、上司の近くに座ることもあります。
部署毎に島が分かれている固定席でのレイアウトでは、他部署の人の隣で執務する機会は少なくなりますが、フリーアドレスでは様々な部署の人が近くに座っている状態を生み出せます。
このように、近くにいる人がランダムに変化することで、固定席では生まれなかった偶然のやりとりが発生します。
フリーアドレスについて詳しくは以下の記事を参照ください。
→ フリーアドレスとは？オフィスに導入するとどんな働き方になる？事例とアンケート結果も紹介
ゾーニングの工夫によって、接触機会を増やす
- コーヒーサーバーや自動販売機などカフェコーナーの位置
- 会議室までの動線の作り方
- トイレの位置
- コピー機の配置
- ゴミ箱の位置
などを工夫することで、人と人の接触機会が増え、コミュニケーションが自然に生まれる仕掛けを生み出します。
「何かのついでがある」「たまたま見かけたから話す」といった、テレワーク環境では難しかった偶然の接触を、座席以外のレイアウトによっても生み出すことができます。
オフィスのコミュニケーションについて詳しくは以下の記事を参照ください。
→ コミュニケーションが生まれるオフィス空間に必要なポイント｜事例＆アンケート
2．自宅では集中して業務ができない従業員のための執務環境を作る
- 自宅に仕事用の部屋がない
- 小さいお子さんが家庭内にいる
- 同居人や家族が家にいる（実家暮らしなど）
など、自宅では集中して業務ができない従業員のために、個室など業務に集中できる環境を作るとよいでしょう。
個室の用意がオフィスの間取り上難しくても、ブースを設置する方法や、ゾーニングの一環として、コミュニケーションエリアとは離れた位置に集中用デスクを用意する方法で、業務に集中できる環境を作ることができます。
なかには、従業員が自宅からアクセスしやすいエリアで、外部のコワーキングスペースを契約するケースもあります。
業務に集中できる空間を自社オフィスに用意するのがいいのか、コワーキングスペースなどで外部に設けるほうがいいのかは、コスト・メリットを含めて検討する必要があります。
3．Web会議がスムーズにできる空間を用意する
雑音がなく、Web環境へスムーズに繋がるような、Web会議を快適に実施できる空間を用意するとよいでしょう。
Web会議用の空間に求められる条件としては、
- 雑音が入らず、周囲に会議内容を聞かれる心配のない程度の防音機能があること
- 周囲の視線を遮断できること
- 電源・Wi-Fi環境などが整っていること
などが挙げられます。
Web会議の質を担保するためには、個人が騒音や周囲の視線を気にすることなく、安心して会議に臨める「プライベートな空間」を備えたオフィスづくりが重要です。
そのためには個人でも気兼ねなく使用できる「1人用のスペース」と、複数名でWeb会議に臨めるような「2人以上で使えるスペース」の両方を備えておくことが望ましいでしょう。
Web会議用の空間づくりには、先述したブースやパーティション、吸音アクセサリーなどが役立ちます。
Web会議に適したオフィスづくりについて詳しくは以下の記事を参照ください。
→ Web会議に適したオフィスづくりのアイデア4選！おすすめ個室ブースの紹介も
4．新しい発見・よりよい教育が生まれやすい仕組みを用意する
新しい発見やよりよい教育は、自宅より刺激の多いオフィス環境のほうが生まれやすい場合もあります。
気軽にミーティングを行えるスペースを設けるなど、従業員の成長が促されるような仕組みを用意してみると、オフィスで新しい発見・よりよい教育が生まれるきっかけとなるかもしれません。
気軽なミーティングの場の設け方は、顔を合わせて話しやすいミーティング用テーブルを置く方法や、
- コーヒーサーバーや自動販売機などカフェコーナーの位置
- 会議室までの動線の作り方
- トイレの位置
- コピー機の配置
- ゴミ箱の位置
について、人と人が顔を合わせやすいように工夫する方法などが挙げられます。
オフィスのコミュニケーションについて詳しくは以下の記事を参照ください。
→ コミュニケーションが生まれるオフィス空間に必要なポイント｜事例＆アンケート
5．帰属意識を培う場を用意する
会社への帰属意識が培われるような場を用意することも、テレワーク中のオフィスの有効な活用方法です。
- コミュニケーションが高まるような環境
- 従業員が仕事を楽しんでできるような環境
これらの環境は、従業員の会社への帰属意識が培われるような場となり、帰属意識を培うことは、従業員エンゲージメントの向上にも繋がります。
「従業員エンゲージメント」とは、「従業員の会社に対する愛社精神」と、「会社の従業員に対する思いやり」が育む、双方向的な信頼関係のことです。
従業員エンゲージメントを高めることは、離職率の改善や生産性のアップなど、会社が抱える課題を解決することに結びつきます。
従業員エンゲージメントについて詳しくは以下の記事を参照ください。
→ 従業員エンゲージメントとは？オフィス改装などの施策で築く双方向的な信頼関係
6．来客のための空間を作る
テレワーク中であっても、「商談は対面で行いたい」という企業はあるので、そうした企業への対応のために、しっかりした来客スペースを用意すると良いです。
他にも、例えば以下のケースなどでは、ワークスペース内にオープンな来客スペースを用意しても良いでしょう。
- オフィスデザインが整っておりPR（企業イメージやブランディングなど）になる場合
- 自社製品などの実物をオフィス内に展示したり、実物を見ながら商談を行う機会が多い場合
- 会議室以外のオープンスペースで気軽な打合せができる場合
などは、ワークスペースまで招いたオープンな来客スペースが、有効である可能性が高いです。
来客の多いオフィスでは、併せてオフィスの受付についても検討することをおすすめします。
オフィスの受付について詳しくは以下の記事を参照ください。
→ オフィス受付のデザイン事例を写真とレイアウト図で解説！押さえるべきポイントは？
また、販売している商品・サービスや会社の歴史を紹介するためのショールームがあると、一層信頼感は強まり、販売促進効果が期待できます。
スペースに余裕が発生している自社オフィスへの対策3選
テレワークの導入で柔軟な働き方になり、全員が出社しなくなると、オフィススペースに余裕が出てくることもあるでしょう。
自社オフィスについてできる対策には、以下の3つが挙げられます。
- 賃料を抑えるため、オフィスの面積を縮小する
- 同じ賃料で、立地のよい場所に移転する
- 拠点を統合する
1．賃料を抑えるため、オフィスの面積を縮小する
出社する人数に対して広すぎるオフィスは、賃料を抑えるためにオフィス面積を縮小するのも1つの方法です。
都市部（東京）であれば、オフィスを1坪狭くするだけでも、2～3万円賃料を抑えられるケースがあります。
特にテレワークに向いたIT系などでは、オフィスを狭くしても、メリットがデメリットを上回ることも多いでしょう。
移転までは行わなくても、2フロア借りていたところを1フロア返すなどして、オフィスの面積を縮小するケースがよくあります。
2．同じ賃料で、立地のよい場所に移転する
家賃を抑えるためではなく、従業員のエンゲージメント（帰属意識や満足度など）を高めるために、立地のよい場所にオフィスを移転する方法もあります。
また、立地がよくなることにより企業価値を高めるなど、ビジネスの側面でのメリットが高まる場合もあります。
以上の理由から、賃料を下げるのではなく、同じ賃料で立地のよい場所に移転することも選択肢の一つとなるでしょう。
3．拠点を統合する
出社する人が減ったいくつかのオフィス（拠点）は、統合を検討してもいいかもしれません。
拠点を統合することには、家賃を抑えられるほか、これまでバラバラの拠点で働いていた人たちが集まることで、新たなコミュニケーションが生まれるというメリットがあります。
まとめ
以上、オフィス移転・改修を手がける株式会社オリバーの視点から、
- 【事例】テレワークが増えて出社率が低下したオフィスの課題を解決（ノバシステム様）
- テレワークを続けるなかで発生している課題
- テレワークによって発生している課題の解決策
- テレワークによって生まれたメリット
- 様々な施策を実施する前に検討すべきこと
- テレワークを続けるうえでの自社オフィスの活用方法6選
- 利用者数が減った自社オフィスの対策3選
について、お伝えしました。
今後もテレワークを続けていくかどうかを踏まえて、オフィスに手を加えるべきかを判断しましょう。
この記事で取り上げた様々な方法・対策が、テレワーク企業のコミュニケーション不足、あるいは新入社員の教育不足の解決の糸口になれば幸いです。
当社オリバーでは、オフィス移転・改装のプロジェクトを数多く手がけています。
オフィス空間づくりにお困りの際は、ぜひ当社までお気軽にご相談ください。
オフィスブランドPLACE2.5では、お客さまのビジョンを実現する、唯一無二のオフィス設計を行っています。
また当社では自社オフィスのオフィス見学を実施しています。
詳しくは以下のページをご覧ください。
