コミュニケーションが生まれるオフィス空間に必要なポイント｜事例＆アンケート
「テレワークが浸透し、直接顔を合わせる機会が少ない。オフィスに出社したタイミングではしっかりコミュニケーションをとりたい」
「部署内のコミュニケーションはとれているが、他部署とも垣根こえたコミュニケーションをとりたい」
「コミュニケーションをとることで生まれるアイデアや発想によって、会社を前進させたい」
オフィス空間に求められるコミュニケーション活性化のきっかけ作りの需要は、以前にも増して高まっています。
この記事ではオフィス移転・改装を手がける株式会社オリバーの視点から、オフィスでのコミュニケーション活性化のポイントを解説します。
さらに、
についても解説します。
レイアウトで実現できるコミュニケーション活性化のポイント
レイアウトで工夫できるコミュニケーション活性化のポイントには
- 可能であれば、固定席ではなくフリーアドレスを導入する
- ゾーニングの工夫によって、接触機会を増やす
- お客さまが入ることのできるエリアの設定を工夫する
といったことが挙げられます。
また、家具を変更せずレイアウトのみ変更したオリバーのオフィスも事例としてご紹介します。
可能であれば、固定席ではなくフリーアドレスを導入する
フリーアドレスとは、オフィスの中で固定席を持たずに、自由に席を選んで働くワークスタイルのことです。
固定席では、毎日同じメンバーが隣や前に座りますが、それに対してフリーアドレスでは周りに座るメンバーが変わります。
同僚の近くに座ることもあれば、上司の近くに座ることもあります。
部署毎に島が分かれている固定席でのレイアウトでは、他部署の人の隣で執務する機会は少なくなりますが、フリーアドレスでは様々な部署の人が近くに座っている状態を生み出せます。
このように、近くにいる人がランダムに変化することで、固定席では生まれなかった偶然のやりとりが発生します。
また、フリーアドレスに変更すると席を人数分用意する必要がなくなるため、席数を減らすことができます。
その分空間に余裕ができ、自由なレイアウトも可能となります。
固定席でよくある島型のデスクは、
- 業務に関係ない会話がしづらい
- 管理されている
と感じる方が多く、コミュニケーションがとりづらいレイアウトと言えます。
それに対してフリーアドレスでは、上司や幹部など、普段話しかけにくい方との距離感も近くなり、コミュニケーションが発生する機会が増えます。
さらに、フリーアドレスの中でも、働き方に合わせたバリエーション豊かなレイアウトとなる「ABW型」というレイアウトがあります。
ABWは、Activity Based Workingの略で、活動（働くシーン）に応じた環境で仕事をするスタイルのことです。
ABW型のレイアウトであれば、
- 話したいときは、コミュニケーションとりやすいエリアに
- 話しかけてほしくないときは、集中ブースに
というように、個人のその時々の状況に応じて適した執務空間を選択できます。
コミュニケーション活性化には、気兼ねなくコミュニケーションがとれるレイアウトを取り込むことが大切です。
「盛り上がり過ぎて周りに迷惑が掛からないだろうか」といった心配がなく、自然な状態でコミュニケーションがとれるオフィス空間にすることが重要です。
→ フリーアドレスに関する詳しい情報はこちら「フリーアドレスに対応したオフィス」
ゾーニングの工夫によって、接触機会を増やす
座席のレイアウト以外にも、ゾーニングの工夫によってコミュニケーションの活性化を図ることができます。
例えば
- コーヒーサーバーや自動販売機などカフェコーナーの位置
- 会議室までの動線の作り方
- トイレの位置
- コピー機の配置
- ゴミ箱の位置
などを工夫することで、人と人の接触機会が増え、コミュニケーションが自然に生まれる仕掛けを生み出します。
フリーアドレスの座席レイアウトが難しい場合、部署と部署の間に上記をレイアウトしてみるのも1つの手段です。
そうすることで、それまで接触する機会が少なかった部署の人との対話が発生する可能性が高まります。
ゴミ箱やコピー機は、可能であれば数を減らすこともアイデアです。
フロアに1ヶ所しかない場合、フロアを歩き回る頻度や量が増え、声を交わす機会も自然に増えるでしょう。
「何かのついでがある」「たまたま見かけたから話す」といったことを、座席以外のレイアウトによっても生み出すことができるのです。
お客さまが入ることのできるエリアの設定を工夫
従業員同士のコミュニケーションに課題を感じている企業さまもあれば、お客さまと従業員のコミュニケーションに課題を感じている企業さまもあります。
お客さまとのコミュニケーションを活性化するアイデアとして
- 執務スペースの一部にお客さまと商談できるスペースを設ける
- コワーキングスペースを社内に用意する
- 社内外の方が自由に使える場所を設ける
- お客さまとの会話が始まるようなオブジェや掲示物を設置する
といったことが挙げられます。
導入する企業さまによってセキュリティに関する考え方が違うため、一概に導入を検討できるアイデアではありませんが、お客さまとのコミュニケーションを活性化したい場合は検討してみるのもよいでしょう。
家具は変更せずレイアウトだけを変更｜オリバー大阪オフィス執務室
オリバー大阪オフィスの2階にある執務室では、オフィスリニューアルに際し、あえて家具は変更せずに、家具レイアウトだけを変更しました。
従来は、壁側（レイアウト図の下方）に役職者の席を設けていました。
レイアウト変更後は、役職者の席を廃止し、自由に誰でも使える場所へ変更しています。
その他の部分も全体的に手を入れ、従来の島型デスクレイアウトから、動きを加えたレイアウトに変更しました。
「改装前のレイアウトに比べてコミュニケーションがとりやすくなったと感じますか？」という問いに対して、
88％が「とても感じる，感じる，変わらない（もとからコミュニケーションがとれている）」と回答。
- 隣に違う部署の方が座ることが増え、会話が増えた
- 改装前は何となく話しにくい雰囲気を感じていたが、レイアウトに動きが出たことによりコミュニケーションをとりやすくなった
- 軽い打ち合わせがしやすくなった
- 役職者の席が横並びの時は、監視されているような圧迫感があったため、レイアウトが変わって気軽にコミュニケーションがとりやすくなった
- 役職者の席もばらけたことで、ゾーンごとの雰囲気が均一になったように感じる
- 雰囲気が明るくなり話しやすくなった
という意見がありました。
こういった、レイアウトのみ変更する方法は、
- フリーアドレスやABWは取り入れられない
- あまり様々な種類の家具を増やすことはできない
といった状況があっても、コミュニケーションがとれる仕組みは作りたいといったお客様に最適なソリューションになります。
オリバーは固定席ルールから完全フリー席のルールへ変更することで、他部署との会話も増加し、コミュニケーションがとりやすい環境となりました。
固定席でないと働けない企業様にも、このランダムな配置を実施するだけで、組織的に管理されている（見られている・静かにしなければいけない）という雰囲気から脱却しやすくなると考えます。
家具選びで実現できるコミュニケーション活性化のポイント
レイアウトだけでなく、コミュニケーションを活性化する家具を用いることも有効です。
オリバーが手がけた家具をご紹介します。
「さっと」移動し、突発的な打ち合わせや、報告・相談が気軽に行えるミーティングテーブル
テーブルの形が四角形ではなく、五角形や三角形といった形状が特徴的です。
その形状により、対面ではなく斜めに向かい合って座るため、緊張感を和らげ、リラックス感がアップします。
自席のまわりに配置されていることで、上司や同僚に報告や相談をしたいタイミングでさっと自席から移動し、突発的な会話やショートミーティングを行うことができます。
→ 五角形のテーブル「S･TT-C488 / S･LS-C488」の詳細ページを見る
→ 三角形のベンチ一体型テーブル「S･TT-E614/S･LS-E614」の詳細ページを見る
会議室ではなく、オープンなスペースで自由にミーティングが行える家具
テーブルとソファだけでなく、パーティションの要素も一体となったミーティング家具です。
立った状態であれば視線は通りますが、座った状態では視線を適度に遮ることができます。
そのため、オープンな空間に設置しても外からの視線や音、飛沫をブロックしながら、リラックス感あふれる空間を演出できます。
人数やスタイルに合わせて、フレキシブルにレイアウトを変更し、コミュニケーションが行える家具
開放感を演出しながら、それぞれの空間をさりげなく仕切れるソファです。
横に並べたり、S字に連結させたりと、自由な配置ができ、変化に富んだ空間を作ることができます。
→ 自由にレイアウトが可能なR型ソファ「S･SF-E611」
待合、コミュニケーション、プレゼンテーションなど、空間を様々なシーンに変化させることができます。
多種多様な使い方ができ、ABW的な発想を持ち合わせたスツールです。
例えば、他の方の席までスツールを持ち運ぶことで、座りながら仕事の会話ができます。
こういったスツールがない場合、誰かの席にて相談する際は、自分が立って相手を見下ろした状態で会話することになってしまいます。
相手が上司の場合、目線を合わせるために膝立ちしたりする様子も見受けられます。
そんなシーンに簡易的に移動できる椅子として活用できます。
→ 様々なシーンに対応可能なマルチプルファニチャー「S･SM-E55」
音楽やグリーンで生まれるコミュニケーション活性化のポイント
オフィス空間において、音楽の有無、グリーンの有無によってコミュニケーションに変化が生まれることが分かりました。
オリバーのオフィスで実施したアンケート結果をもとに、その効果を解説します。
音楽の効果
オリバーのオフィスでは、執務空間に音楽を流しています。
実施したアンケートでは、
「オフィス内に音楽が流れていることでコミュニケーションがとりやすくなると感じますか？」
という問いに対し、
- 東京日本橋オフィスに勤務する94％の従業員が「とても感じる，感じる」
- 大阪オフィスに勤務する82％の従業員が「とても感じる，感じる」
と回答しました。
コミュニケーションがとりやすいと答えた人の感想には、
- サウンドマスキング効果で、自分や周りの声の両方が気になりづらい
- 職場の緊張感を和らげる効果があると感じる
- 機材調整などで音楽がなくなると、居心地の悪さを感じる
- 音楽がないと静かすぎて相談や雑談などの会話がしにくい
- 無音だとそもそも電話ですら話しにくい
といった声がありました。
音楽の有無によって、話しやすさが大きく変わることが分かります。
グリーンの効果
オリバーのオフィスには、様々なグリーンを配置しています。
実施したアンケートでは、
「グリーンのあるオフィス空間は、社内のコミュニケーションの活性化に影響していると感じますか？」
という問いに対し、
- 東京日本橋オフィスに勤務する75％の従業員が「とても感じる，感じる」
- 大阪オフィスに勤務する68％の従業員が「とても感じる，感じる」
と回答しました。
コミュニケーションが活性化していると答えた人の感想には、
- グリーンでの効果かはっきりとは分からないが、心理状態（リラックス）に大きく影響していると思う
- よりリラックスしたカジュアルな雰囲気になるため、コミュニケーションのハードルが下がるように感じる
- リラックス感が演出されて話しやすい雰囲気になっているため、活性化に影響していると思う
- 緑を置くことでさらにオフィスが鮮やかになる。また視線隠しにもなる
- 空間の中に緑色があるだけで、癒し効果があってピリピリしにくい気がする
といった声がありました。
グリーンの有無によって、心理的な変化だけでなく、物理的に視線が調整されるといった変化もあることが分かります。
オフィスコミュニケーションに関するアンケート結果
オフィスの改装前と改装後で、コミュニケーションにどのような変化が生まれたのか。
オリバーが改装を担当したオフィスにてアンケート調査を実施しました。
固定席からフリーアドレスに変更しコミュニケーションが促進｜株式会社水田製作所様
改装前のオフィスは、固定席で部署毎にデスクや区画が分かれているレイアウトでしたが、改装によりオープンスペースのフリー席で働くスタイルへ変化しました。
また、外部のお客さまにお越しいただき、製品を見ながら商談など打ち合わせができるスペースを新しく設けたことで、社内だけでなく外部の方とのコミュニケーションも促進されています。
アンケート結果
「改装後のオフィス環境に満足していますか？」
という問いに対し、78％が「大変満足，満足」と回答。
- 席が自由になったことで、部署外の社員とのコミュニケーションがとりやすくなった
という意見がありました。
「固定席からフリー席の働き方へ変化したことで、コミュニケーションの頻度や質の向上に繋がると感じますか？」
という問いに対しては、
- 「少し話す場所」が多くあるので、話しかけやすくなった
- 他部署との会話が自然と増えた
- 日替わりで隣席のメンバーが異なることにより以前よりコミュニケーションが増えた
- 固定席ではあまり話ができなかった方とも話す機会が増えたため
という意見がありました。
「カフェスペースを活用することにより、コミュニケーションの頻度や質の向上に繋がると感じますか」
という問いに対しては、
- 仕事の席以外にコミュニケーションやリフレッシュの場ができて良い
- カフェスペース周りでの会話が増えることは良いこと
- カフェに持ち寄りコーナーを設けたことで、会話のきっかけづくりができた
- 他工場の人がやってきた時などに、コーヒー飲みながらコミュニケーションをとるきっかけになっている
- 普段関わりのない方ともコミュニケーションがとれる
- 仕事だけではなく、いろいろな話がしやすくなった
という意見がありました。
カフェカウンター、ベンチ席、ソファ席、集中ブース、ワークデスクを配置しABWを実現｜オリバー東京日本橋オフィス
カフェカウンター、ベンチ席、ソファ席、集中ブース、ワークデスク等さまざまな過ごし方ができる家具が配置されており、自分の業務内容や働き方に合わせて自由に席を選択することができます。
アンケート結果
「オフィスがフリー席になることにより、他部署とのコミュニケーションの頻度や質は向上しましたか？」
という問いに対し、70％が「とても向上した，向上した」と回答。
「打ち合わせ以外の、社員同士の雑談や何気ない会話から、業務内容に関するヒントを得た経験はありますか？」
という問いに対しては、78％が「とてもある，ある」と回答。
「インテリア性のあるオフィス空間は、社内のコミュニケーションの活性化に影響していると感じますか？」
という問いに対しては、94％が「とても感じる，感じる」と回答。
- 来たくなるオフィスだから自然と人も集まり、コミュニケーションの活性化に繋がる
- デザイン性、機能性の高いインテリアに囲まれると、リラックス効果が生まれる。リラックスはコミュニケーションに影響する
- 無機質なきっかりした空間だと、静かにしないといけないという印象がある
- オフィス空間がカジュアルなことで、緊張感の緩和や偶発的なコミュニケーションが生まれやすくなっている
- 座席ごとに話かけやすさが異なるので、話しかけていい日かの判断材料にもなる
- 年次の若い社員とコミュニケーションが取りやすくなった
という意見がありました。
オフィスでのコミュニケーションが必要とされている理由
組織が掲げる課題には
- 生産性の向上
- 新しいことを考え生み出す
といったものが挙げられます。
その背景には、AIや機械が発達していく中で、私たちは自ら考え、新しいアイデアを創出していくことが、より重視されてきているといったことがあります。
そのためには、
- コミュニケーションの活性化
- 社員エンゲージメントの向上
- ミドルマネジメントの質の向上
といったことが必要となります。
それらをかなえるためには、様々な取り組みが必要となりますが、オフィスでのコミュニケーション活性化も必要な取り組みの一つです。
社員エンゲージメントの視点
若い社員の傾向として、適切なコミュニケーションをとれていないというものがあります。
- これを上司や同僚に尋ねてもいいのか
- 上司から「前に伝えた」と言われないか
- 忙しそうにしているので、話しかけて良いか分からない
といったことを、1人で抱え込むことで問題が広がります。
コミュニケーションが活性化しやすいオフィスであれば、コミュニケーションのハードルが下がって話しかけやすくなったり、上司からも若い社員との何気ない会話をしやすくなります。
また、テレワークで孤立してしまうということも新たに生まれた問題です。
- 周りからどう思われるか分からない
- 雑談ができない＝嫌われているかもしれない
- 働き過ぎてしまう
といった問題も、オフィスで顔を合わせたり、コミュニケーションをとることによって、「気になること」が悩みになってしまう前に対処できることが増えるでしょう。
マネジメントの質の観点
適切なマネジメントは、組織の成長に必要なことです。
オフィスにてコミュニケーションが活性化すると、上長は部下の習得スキルや悩みを把握しやすくなります。
そういったコミュニケーションは、相手の理解を進め、課題や悩みをよりスムーズに解決へ導くことができます。
新しいことを考えて、生み出すという観点
新しいことを考え、生み出す有効な方法として、普段一緒に仕事をしていない人とのコミュニケーションがあります。
偶発的に発生する雑談から生まれるアイデアは多くあります。
オリバーでも、オフィス空間を担当する部門、医療空間を担当する部門、ホテル空間を担当する部門というように、組織が分かれています。
オフィス内で違う部門の人とコミュニケーションをとっていると、雑談の中から新たなことを得られることがあります。
普段一緒に仕事をしていない人とのコミュニケーションには、同じ部署内の人とだけコミュニケーションをとっていては生まれなかったような、新しいアイデアを生み出す可能性を秘めています。
コミュニケーションがとりづらいオフィスとは？
オリバーの社員に対して、
「上司や他部門の方とコミュニケーションがとりにくいオフィス空間はどのような空間だと思いますか？これまでに経験があれば教えてください」
とアンケートを実施したところ、次のような意見がありました。
固定席に関する意見
- 無音かつ、固定席でミーティングスペースも隔離されているオフィス空間
- 固定的な使い方やオフィス内で社員が密集しているような状態だとコミュニケーションはとりにくい
- 上司が固定席である場合。そのエリア一帯に近づきにくい雰囲気が出て、コミュニケーションがとりにくい
島型デスクレイアウトに関する意見
- 島型デスクレイアウトの無機質なスチールデスクで、上長席があり固定席のオフィス
- 島型デスクレイアウトは、他部署のエリアに入りづらく部門を跨いだコミュニケーションも必要最低限になりがち
デスクやパーティションに関する意見
- 上長席と対面での相談シチュエーション。横並びになったり、同じ目線のほうが相談しやすい
- 左右から声をかけられず、真後ろからしかアクセスするしかないレイアウトだと、急に話しかけるとびっくりさせてしまうかと思い近づきづらい
- パーティションで仕切られていたり、奥まっていたりして、他の社員の存在を感じにくいオフィス
フロアや勤務場所の分散に関する意見
- 各フロアに分かれているオフィスやL字型のオフィスで全体が見渡せない
- 各セクションで勤務場所が区画されたオフィス
打ち合わせスペースに関する意見
- 込み入った話などをする際に、場所が限られてしまうオフィス
- 気軽に打ち合わせできるスペースがなく、事前に場所を確保する必要があるのは非常にストレス
コミュニケーションがとりづらいオフィスにならないために
以上のような、コミュニケーションがとりづらいオフィス空間を実際に経験した声からも、「雑談してはいけないという空気がある」とコミュニケーションはとりづらくなってしまうことが分かります。
そのため、コミュニケーションをとることを良しとするレイアウトやデザインが大切です。「会話することを推奨されている」ということを全体で示すオフィス空間が必要と言えるでしょう。
まとめ
以上、オフィス移転・改修を手がける株式会社オリバーの視点から、オフィスでのコミュニケーション活性化のポイントを解説しました。
- レイアウトで実現できるポイント
- 家具選びで実現できるポイント
- 音楽やグリーン、香りで実現できるポイント
さらに、実際に行ったオフィス改装の事例とそのアンケートの結果も紹介しました。
- オフィスでのコミュニケーションが必要とされている理由
- コミュニケーションがとりづらいオフィスの特徴
についても参考にされてはいかがでしょうか。
オリバーでは、コミュニケーションを活性化するオフィス空間を数多く手がけています。
オフィスでのコミュニケーション活性化にお困りの際は、ぜひ当社までお気軽にご相談ください。
オリバーが提供するオフィスブランドPLACE2.5では、お客さまのビジョンを実現する、唯一無二のオフィス設計を行っています。
今回ご紹介した自社オフィスでは、オフィス見学を実施しています。詳しくは以下のページをご覧ください。
