フリーアドレスのメリットとは？導入で失敗しないためのポイントも解説

近年、働き方改革やリモートワークの普及に伴い、オフィスのあり方を見直す企業が増えています。その選択肢の一つとして注目されているのが「フリーアドレス」です。

本記事では、フリーアドレスの基本的な知識から、導入によるメリット・デメリット、そして導入を成功させるための具体的なポイントまで、オフィス移転・改装を手がける株式会社オリバーが分かりやすく解説します。

• フリーアドレスとは？働き方の新しいスタンダード
• フリーアドレス導入がもたらす4つのメリット
• 知っておくべきフリーアドレスのデメリット
• フリーアドレス導入を成功させる5つのポイント
• フリーアドレス導入で失敗しないための注意点

などを詳しく解説します。

フリーアドレスとは？働き方の新しいスタンダード

フリーアドレスの導入を検討する前に、まずはその基本的な定義と、なぜ今注目されているのかを正しく理解しておくことが重要です。

フリーアドレスの基本的な定義

フリーアドレスとは、オフィス内で従業員の席を固定せず、日々の業務内容や気分に合わせて自由に働く場所を選べるワークスタイルのことです。

これまでの「1人1席」という固定席の概念から脱却し、ノートPCやスマートフォン、クラウドサービスなどを活用して、場所にとらわれずに業務を遂行します。個人で集中したい時、チームで議論したい時など、目的に応じて最適な場所を選ぶことが可能です。

注目される背景と目的

フリーアドレスが注目される背景には、政府が推進する「働き方改革」と、それを支えるテクノロジーの進化があります。

テレワークが普及し、毎日全従業員が出社するとは限らなくなったことで、オフィスの役割は単なる「作業場所」から「コミュニケーションやコラボレーションを創出する場所」へと変化しました。

この変化に対応し、多くの企業が以下の目的を持ってフリーアドレスを導入しています。

＜フリーアドレスについて詳細を見る＞
→　フリーアドレスとは？オフィスに導入するとどんな働き方になる？事例とアンケート結果も紹介

フリーアドレス導入がもたらす4つのメリット

フリーアドレスを導入することで、企業と従業員の双方に多くのメリットが期待できます。ここでは代表的な4つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

部署を超えたコミュニケーションが活性化する

固定席の場合、話す相手がどうしても同じ部署やチームのメンバーに限られてしまいがちです。しかし、フリーアドレスでは毎日違う人の隣に座る可能性があるため、普段は接点のない他部署の従業員とも自然な会話が生まれやすくなります。

このような偶発的なコミュニケーションから新しいアイデアやビジネスチャンスが生まれることは、大きなメリットと言えるでしょう。

オフィスの賃料や光熱費を削減する

フリーアドレスはコスト削減にも大きく貢献します。特にテレワークを併用している企業では、従業員の出社率（在席率）に応じて座席数を最適化できます。

全従業員分の座席を用意する必要がなくなるため、オフィス面積を縮小し、賃料や光熱費、設備費といった固定費を大幅に削減することが可能です。

従業員の自律的な働き方を促進する

「今日は集中したいから静かなエリアで」「午後はチームで打合せが多いから、コラボレーションスペースで」というように、その日の業務内容に合わせて自分で働く場所を選ぶという行為は、従業員の自律性を育むきっかけになります。

上司から指示された場所で働くのではなく、自ら最適な環境を考えて行動する習慣が身につくことで、仕事への主体性や生産性の向上が期待できます。

限られたオフィススペースを有効活用できる

座席数を最適化することで生まれた余剰スペースは、新たな価値を生み出す空間として活用できます。

例えば、Web会議用の個室ブース、リラックスできるカフェスペース、気軽に集まれる小規模なミーティングエリアなどを設置することで、従業員の満足度や生産性をさらに高めることが可能です。

スペース効率の向上は、単なるコスト削減以上の価値をもたらします。

知っておくべきフリーアドレスのデメリット

多くのメリットがある一方で、フリーアドレスにはデメリットも存在します。

導入を成功させるためには、これらの課題を事前に把握し、対策を講じることが不可欠です。

部内のコミュニケーションが不足しがちになる

部署を超えた交流が活性化する反面、同じ部署のメンバーが離れた席に座ることで、部内の気軽な相談や情報共有がしにくくなるという側面があります。

上司が部下の様子を把握しづらくなったり、チームとしての一体感が薄れたりする可能性があるため、注意が必要です。

従業員のマネジメントが難しくなる

従業員がどこで何をしているのかが見えにくくなるため、従来のマネジメント手法が通用しなくなる場合があります。

特に勤怠管理や業務の進捗確認が難しくなり、適切な指導や評価が困難になるケースも少なくありません。従業員の姿が見えないことへの不安から、マイクロマネジメントに陥らないような工夫が求められます。

個人荷物や書類の管理が煩雑になる

自分専用のデスクがないため、個人の荷物や業務で使う書類の管理が課題となります。

毎日業務終了後にはデスクの上を片付けなければならず（クリアデスク）、そのための収納スペース（個人ロッカーや共有キャビネット）の確保や、ペーパーレス化の推進が必須です。

これらの準備が不十分だと、かえって従業員の負担が増加してしまいます。

結局いつも同じ席に座ってしまう

フリーアドレスを導入したにもかかわらず、人間関係や慣れから、いつも同じメンバーが同じような席に固まって座ってしまう「席の固定化（サイレント着席）」という問題が起こることがあります。

これではフリーアドレスのメリットであるコミュニケーション活性化が期待できず、単に不便なだけの制度になってしまう可能性があります。

フリーアドレス導入を成功させる5つのポイント

デメリットを克服し、フリーアドレスのメリットを最大限に引き出すためには、計画的な導入プロセスが重要です。

ここでは成功のために押さえるべき5つのポイントを解説します。

導入目的を明確にし社内で共有する

「なぜフリーアドレスを導入するのか」という目的を明確にし、全従業員と共有することが最も重要です。

「コスト削減のため」「コミュニケーション活性化のため」といった目的を経営層から従業員まで全員が理解し、納得することで、導入後の協力体制を築きやすくなります。

対象部署や従業員の特性を考慮する

全部門に一律でフリーアドレスを導入するのではなく、職種の特性を考慮して対象範囲を決めることが成功の鍵です。

例えば、営業職や企画職のように社外での活動が多く、自席にいる時間が短い部署はフリーアドレスに向いていますが、経理や人事のように機密情報や紙の書類を多く扱う部署は、固定席の方が効率的な場合があります。

運用ルールを具体的に策定する

席の固定化を防ぎ、円滑な運用を実現するためには、具体的なルール作りが不可欠です。

必要なツールや設備を整備する

フリーアドレス環境で快適に働くためには、ITツールと物理的な設備の整備が欠かせません。ノートPCや無線LAN、どこにいても連絡が取れるコミュニケーションツール（ビジネスチャットなど）は必須です。

また、個人ロッカーや共有キャビネット、集中したい人のための個室ブース、Web会議用のスペースなども用意すると、従業員の満足度が向上します。

経営層が率先してフリーアドレスを実践する

従業員にフリーアドレスを促すだけでなく、社長や役員といった経営層自らが率先して毎日違う席に座り、従業員と積極的にコミュニケーションをとる姿勢を見せることが重要です。

経営層の本気度が伝わることで、従業員の意識改革も進み、制度が形骸化するのを防ぐことができます。

フリーアドレス導入で失敗しないための注意点

成功のポイントと合わせて、陥りがちな失敗を防ぐための注意点も理解しておきましょう。

導入そのものが目的化しないようにする

フリーアドレスは、あくまで生産性向上やコミュニケーション活性化といった目的を達成するための「手段」です。導入すること自体が目的になってしまうと、ただ不便な制度変更で終わってしまいかねません。

常に「何のために導入するのか」という原点に立ち返ることが大切です。

孤独を感じる従業員への配慮を怠らない

フリーアドレス環境では、周囲とのコミュニケーションが苦手な従業員が孤独を感じやすいという側面があります。

チャットツールでの雑談チャンネルの設置や、定期的なチームミーティング、1on1ミーティングの実施などを通じて、孤立する従業員が出ないように配慮し、精神的なケアを行う仕組み作りも重要です。

定期的な効果測定と改善を行う

フリーアドレスは導入して終わりではありません。導入後に従業員アンケートや座席利用率のデータ分析などを行い、「コミュニケーションは活性化したか」「生産性は向上したか」といった効果を定期的に測定しましょう。

その結果をもとに、運用ルールの見直しやオフィスレイアウトの改善を継続的に行っていくことが、成功を持続させる秘訣です。

まとめ

以上、オフィス移転・改装を手がける株式会社オリバーの視点から、

• フリーアドレスとは？働き方の新しいスタンダード
• フリーアドレス導入がもたらす4つのメリット
• 知っておくべきフリーアドレスのデメリット
• フリーアドレス導入を成功させる5つのポイント
• フリーアドレス導入で失敗しないための注意点

について、解説しました。

フリーアドレスは、正しく導入・運用すれば、コスト削減やコミュニケーション活性化など、企業に多くのメリットをもたらす有効な施策です。重要なのは、導入目的を明確にし、従業員の声を反映しながら、自社に合った形で制度を設計・改善していくことです。

本記事で紹介したメリット・デメリットや成功のポイントを参考に、ぜひ自社のオフィス改革を検討してみてください。