オフィス改装を成功させるカギは「何を実現したいのか」を決めること – 改装タスクリスト・事例あり
オフィス改装（リノベーション）では様々なタスクが存在し、プロジェクトの担当者は「どのように進めれば良いのかわからない」と悩まれている方が多くいらっしゃいます。
「失敗しないよう、注意点や進め方が知りたい」
「どのように業者へ依頼をすれば良いかわからない」
「実現したいオフィスに最適な業者の選び方がわからない」
この記事では、これらの疑問や不安に対して、オフィス移転・改装を手がける株式会社オリバーが解説します。
について、詳しく解説します。
オフィス改装を成功させるうえで大事なことは、改装によって「何を実現したいのか」を決めること
企業にとって価値のあるオフィス改装を行うためには、オフィス改装プロジェクトのゴールをまず決めることが大切です。
そしてそのゴールに向けて、筋道を立てたり、寄り添ってくれる業者を選ぶことが大切です。
「そのゴールを実現できる内容を提案しているかどうか」が業者を見極めるポイントとなります。
オフィス改装を成功させるために必要な、
- 業者に声をかける前に「何を実現したいか」を決めておく
- 各業者の提案の中から、一番自社に寄り添ってくれる業者を選ぶ
- 経験豊富な業者を選ぶ
といった点について解説します。
業者に声をかける前に「何を実現したいか」を決めておく
オフィス改装によって、何を実現したいのか。
このことを、改装を手がけてくれる業者に相談する前に社内で決めておくことが大切です。
例えば
- 従業員のモチベーションをアップさせたい
- 従業員同士のコミュニケーションを増やしたい
- 採用を強化したい
などが挙げられます。
使い勝手を良くしたい、きれいにしたい、などといったオフィス改装によって受ける直接的なメリットはもちろん叶えるべきポイントです。
そういった直接的なポイントだけでなく、その先に何を実現したいのか、を考えることが大切です。
「何を実現したいか」を決めることによって、オフィス空間設計の根本となるコンセプトを決めることができるのです。
オフィス空間の設計はこのコンセプトに沿って実施されていきます。
「何を実現したいか」を決めるためには、多くの場合、社内を巻き込んだ取り組みが必要になります。
- 従業員が会社や他の従業員に対して何を感じているのか
- どういう会社になってほしいと感じているのか
- 従業員は、自身がどう働きたいと思っているのか
- 経営層の考えやビジョンに対して、従業員は共感できているのか
これらのような今思っていることを引き出したうえで、「何を実現したいか」を検討すると、より良い内容を検討することができるのです。
オリバーではワークショップの開催、社員アンケートの実施、さらに働き方勉強会といった手法を用いて、お客さまとともにプロジェクトを進めることが可能です。
詳しくは以下をご参照ください。
各業者の提案の中から、一番自社に寄り添ってくれる業者を選ぶ
「オフィス改装によって、何を実現したいのか」が決まると、それを実現してくれる業者を選定します。
もしオフィスづくりをしてくれる業者が周りにない場合は、「オフィス おしゃれ」「オフィス 改装」などのキーワードをインターネットで検索し、オフィス空間を提案してくれる業者を探して問い合わせしてみるのもよいでしょう。
コンペ形式で業者を選定したい場合は、オフィス空間の設計を請けてくれる業者約3社に、先述した「オフィス改装によって、何を実現したいのか」を伝えたうえでコンペ参加の依頼をしましょう。
各社より提案があるので、自分たちに一番寄り添って考えてくれる業者を選定します。
基準には様々なポイントが挙げられますが
- 企業理念や事業内容、社風に配慮した提案内容か
- 働きやすさに関して考慮した提案内容か
- 予算に見合った提案内容か
といった基礎的な部分のほか、業者の担当営業の熱意や最後まで寄り添ってついてきてくれる会社かどうか、という視点を持つことが重要です。
提案内容や担当者の熱意などを比較検討することは、後からこうしておいたらよかった、といった後悔のないオフィスづくりに必須の要素となります。
経験豊富な業者を選ぶ
業者選びで押さえておくべき点として、オフィス空間の改装経験が豊富な業者を選定することはもちろん大切です。
改装は今使用しているオフィスをリノベーションするため、オフィス移転より、より細やかで柔軟な対応が求められます。
- どのようなオフィス改装事例があるか
- オフィス改装のプロジェクトマネジメントをしてくれるか
といったことがポイントとなります。
経験豊富な業者に依頼することで、
- 計画の遅れ
- 予算の超過
- 出来上がったオフィスの問題（品質・法律面・使い勝手）
- アフターメンテナンスの問題
といった問題を避けることができます。
オフィス改装の際、確認・決定しなくてはならないこと
オフィス改装の際、先述した「オフィス改装によって、何を実現したいのか」以外にも確認して、決めなくてはならないことはたくさんあります。
オフィス改装のプロジェクトマネジメントを行ってくれる業者に依頼する場合は、一緒に検討してもらえる事項ですが、どういったことを決めなくてはならないのか、をあらかじめ知っておくことで前もって対処できるため、よりスムーズにプロジェクトを進めることができます。
以下の検討項目についてご紹介します。
- 移転せずに今のオフィスを改装するのか、移転し新しいオフィスにするのか
- オフィス改装に使える予算
- 賃貸物件の場合、ビルオーナー・管理会社との事前相談
- スケジュールの確認・スケジュールによって大きく変わる施工費用
- 設備・収納・座席についての確認
- 希望した内容が反映された契約内容になっているかの確認
- 改装工事中の執務スペースの確保
- 引越しの段取り
- オフィス改装後の社内ルール、改装による効果の測定
さらに、移転の場合に決めることも併せてご紹介します。
1．移転せずに今のオフィスを改装するのか、移転し新しいオフィスにするのか
今のオフィスを改装するのか、それとも移転をして新しいオフィスにするのかによって、決めなくてはならないことは大きく異なります。
すでに決定済みの場合が多い項目ですが、決まっていない場合は、
- 立地を見直す必要があるのか
- オフィスに出社する人数と広さのバランスは大丈夫か
- 賃貸物件の場合は、契約更新が可能なのか、改装はどこまで許可されているのか
といったポイントを検討し、判断材料にします。
2．オフィス改装に使える予算
こちらもすでに決定済みの多い項目ですが、予算が決まっていない場合はどれぐらいオフィス改装に予算が割けるのかを検討する必要があります。
またオフィス改装に関わる費用の多くは、減価償却の対象となるため、単年だけでなく将来に渡る経費として組んでおく必要があります。
オフィスデザインと工事費用の目安は、以下のコラムに詳しく紹介していますので、参考にしてください。
→ オフィスデザインと工事の費用目安は？改装や移転の実例金額も紹介
3．賃貸物件の場合、ビルオーナー・管理会社との事前相談
物件の賃貸借契約の内容は、物件毎に細かく定義されていることが多く、
- 改装工事の実施が可能なのか
- どこまでの改装工事が認められているのか（例えば天井は触ってはいけない）
- ビルオーナー側が実施する工事の範疇はどこか
- 改装期間や時間帯の制限があるのか
といったことを事前にビルオーナーや管理会社に相談し、すり合わせをしておくことが大切です。
相談なしにプロジェクトを進め、いざ工事を開始するといったタイミングでビルオーナーからの指摘が入ってしまうと、プロジェクトは大きな変更を余儀なくされることもあるため、必ずプロジェクトの初期段階で行う必要がある項目です。
オリバーでは、ビルオーナーさまや管理会社さまとの対話にも同席させていただき、押さえるべきポイントを踏まえたお打ち合わせをすることが可能です。
4．スケジュールの確認・スケジュールによって大きく変わる施工費用
オリバーのお客さまからもよくご質問を頂く項目です。
改装では、改装に関するスケジュールに注意が必要です。
オフィスを使用しながらオフィス改装工事を実施する場合や、先述のビルオーナー側の要望によっては、夜間や土日工事が必要となる場合があります。
平日日中に施工する場合に比べ、施工期間が多くかかる場合も多くあります。
期間だけでなく、施工業者への割増額が発生するため、費用も多くかかる可能性があります。
また、社内への事前説明や事前調整をしておくことも必要です。
オフィスを使用しながらオフィス改装工事を実施する場合は、施工期間中のスペースやネットワーク・電源の確保、施工に伴うほこりや騒音への対策が行われますが、使い勝手はどうしても悪くなってしまいます。
小規模なオフィス改装工事の場合は、ゴールデンウイークやお盆といった連休中に実施することも可能な場合があります。
ただし、そういった場合も施工費用は割増が必要となります。
その他、色々な施工の進め方がありますが、いずれの場合も依頼する業者の技術力・調整力が試されるポイントとなります。
オフィス改装の流れについては、詳しくは以下をご参照ください。
5．設備・収納・座席についての確認
- 電話やLANの数を増やす必要があるのか、減らす必要があるのか
- Wi-Fiの新規設置や増設などは必要か
- 収納の量を増やす必要があるのか、減らしても問題はないか
- 全員固定席にするのか、もしくは一部フリーアドレスにするのか
など、設備、収納、座席についての確認を各部署に確認する必要があります。
前提として、利用する社員の人数、出社状況（全員出社なのか。テレワークする人数の割合がどれくらいか、など。）といった情報も必要となります。
業者が設計した内容が、こちらの希望に沿ったものにちゃんとなっているかも確認します。
これらは、施工費用の増減に影響するため、業者との契約前に確認する必要があります。
6．希望した内容が反映された契約内容になっているかの確認
契約時には、それまでに業者に伝えていたこちらの希望がちゃんと反映された提案内容・契約内容になっているかを確認します。
- 予算
- スケジュール
- オフィスの方向性（改装によって実現したいことが反映されているか）
- オフィス設計の内容（席数や使い勝手などが要件に沿っているか）
7．改装工事中の執務スペースの確保
オフィス改装工事中は、オフィスを部分的もしくは全てが使用できなくなってしまいます。
その期間、どこで執務を行うのか、来客対応はどうするのか、といったことを考えて準備しておく必要があります。
8．引越しの段取り
引越し業者への手配、社内との調整、工事業者との調整を行う必要があります。
改装工事中、別のスペースに一時的に引越しする場合は、そちらへの引越しの段取りも行います。
またオフィスを使用しながら改装工事を行う場合、オフィスの半分ずつを施工する場合もあります。
その場合は、引越しが2回以上に分散する場合もありますので、工事業者としっかり調整することが大切です。
9．オフィス改装後の社内ルール、改装による効果の測定
オフィスが新しくなると、各スペースの使い方など様々な社内ルールをそれまでのものと変更する必要があります。
また、新しい社内ルールの説明と、スムーズに運用できるようにするサポートも行い、新しいルールが定着するようにします。
せっかく新しいオフィスに改装しても、社内ルールがうまく定着しなければ、最初に決めた「オフィス改装によって実現したいこと」が実現できなくなってしまいます。
移転・改装後に、
- オフィスの過ごしやすさや満足度に関するアンケートの実施
- 「オフィス改装によって実現したいこと」の検証
を行い、改装による効果を測定し、質を高めていく運用が大切です。
移転の場合に決めること
今のオフィスを改装するのではなく、新たなオフィスに移転する場合に決めることや行うことは、
- 移転先の選定
- 移転登記や従業員との契約の更新
- 住所変更に伴う手続き
といったことが挙げられます。
移転先を決めるにあたっては、
- 家賃の変化
- 広さの検討
- 立地の検討（社員の通勤経路が変わる，求人への影響）
- 取引先との距離
- 全部署が移転するのか、それとも一部の部署が移転するのか
といった点を考慮して決定する必要があります。
以上、オフィス改装の際、確認・決定しなくてはならないことをご紹介しました。
オリバーでは、これらの項目についてお客さまと一緒に検討する「オフィス移転‧改装プロジェクトマネジメント」を実施しています。
検討や決定においてもれなく実施し、スムーズにより良い結果に繋がるサポートをお客さまに寄り添って実施します。
→ オリバーの「オフィス移転‧改装プロジェクトマネジメント」について
改装でここまで変わる！ビフォーアフター事例
オリバーの自社オフィスの改装事例についてご紹介します。
同じ家具を使用してレイアウトのみ変更した事例や、固定席からフリーアドレスやABW型（活動や働くシーンに応じた環境で仕事をするスタイル）に変更した事例、コンセプト設計例やオフィストレンドの変化もご紹介します。
株式会社オリバー 岡崎本社オフィス
様々なオリバーの製品を展示するショールームの機能とオフィス機能をもっています。
医療施設や宿泊施設、商業施設など、各フロアで専門性の高い製品を展示しています。
豊富なアイテムや素材に実際に触れながらイメージを膨らませていただけます。
また、6・7Fのオフィスも体感型オフィスとして、最新のワークプレイスを見学いただけます。
- デスクは斜めに配置し、空間に動きを出す
- 営業部門の席はフリーアドレスにし、それ以外の部門は固定席で運用
- 部門ごとにゾーニングを行い、各部門の間にはミーティングスペースを設けており、ミーティングや出張者の執務の場となっている
といったポイントが挙げられます。
デスクワークが中心となる管理部門のフロアでは、既存の蛍光灯は利用せず、デスクごとの有機EL照明と、天井に向けて照明を当てるアンビエント照明のみで運用しています。
- 目に優しい
- 色味が落ち着く
- 電気代の削減
といったメリットがあります。
コンセプト設計
他のオフィス設計と同様、以下のようなコンセプト設計を実施したうえでオフィス改装を行いました。
- 巡るオフィス
部署間での連携が仕事の効率につながるよう、マグネットゾーンをはじめ様々な場所で人と情報が行き交うようなレイアウト。 - 集まって散るオフィス
Face to Faceのコミュニケーションを重視し、集まって話すミーティングは部署間につくったマグネットゾーンで。集中したいときは自席で作業。 - 立つ、歩くオフィス
働く社員への健康を意識し、体を動かす工夫、快適に感じる仕掛けを設ける。
例えば、ゴミ箱をあえて一カ所に集約することで、体を動かす工夫をし、自然とコミュニケーションが取れる仕掛けづくり。 - 五感で感じるオフィス
・天板が突板のデスク
・「安らぎ感」を与えるグリーン
・「集中力UP」や「リラックス効果」のあるアロマ
など、様々な場所に配置することで、五感を刺激し、生産性が向上する仕掛けづくり。
機能面を押さえた設計
また、機能面では以下のようなポイントを押さえた設計としました。
- 保管する
一定期間の保管義務がある書類が多い部署のために、壁面の収納庫以外にサイドワゴンを設ける。 - 機密性を保つ
機密情報の多い書類を取り扱う人事のような部署は、オフィスの一番奥にレイアウトし、専用のコピーブースや集中ブースを設ける。 - 共有・作業する
例えば書類の仕分け等の作業ができるハイテーブルはフロアの社員で共用し、人が集まりやすいようにフロアの中心にレイアウト。
オフィス改装をお考えの際は、詳細ページよりご見学をお申込みいただけます。
株式会社オリバー 東京西葛西オフィス
フロアごとにテーマを変えたオフィス改装を行いました。
1F：大人のリゾートワーク
「Life UP」をコンセプトに、まるでリゾートに来たかのように自然を感じる空間を目指したフロアです。
2F：リゾート×未来×グラフィック
「リゾート・未来・グラフィック」をキーワードに、会社で過ごす時間をより快適に、便利に、楽しくすることを目指したフロアです。
5F：旅するオフィス「Journey」
回遊性のある空間で社員同士のコミュニケーションが生まれやすく、旅をするようにフレキシブルにミーティングや仕事ができるフロアです。
オフィストレンドの変化
また、オフィストレンドの変化に合わせ、執務スペースの座席は、固定席からフリーアドレス、そしてABW型へと変化させています。
1992年 固定席
2013年 固定席
2015年 固定席
2017年 フリーアドレス
2019年 ABW
オフィス改装をお考えの際は、詳細ページよりご見学をお申込みいただけます。
株式会社オリバー 大阪オフィス
大阪オフィスは、1Fがお客さまも来訪される体験型オフィス、2Fがレイアウトの工夫のみで行った執務スペースの改装を実施しました。
1F ショールームから体験型オフィスへ
人数の増加とコロナによる働き方の変化により、ABW運用のオフィスに一新しました。
- 座席 ABW運用
執務席、ベンチ席、セミプライベート席、Webブース、ミーティング席と仕事の内容に合わせて自由に選択できます。 - カフェコーナーの設置
以前はなかったカフェコーナーを設置しました。コーヒーが自由に飲めるため、社員がそこに集まりやすくなっています。そうすることで、突発的なコミュニケーションが生まれるように変化しました。
また、フロアのゴミ箱をこのスペースに集約し、それも社員が集まりやすい機能を担っています。 - 照明
全体的に電球色で構成されています。
コミュニケーションをメインで取るエリアは、あたたかい雰囲気を演出する電球色、執務も行えるエリアは電球色＋昼白色、会議に集中したい会議室は昼光色と、用途に合わせて照明の色温度を計画しています。 - 音楽
「社員間のコミュニケーションの促進」「会議室から漏れる音の緩和（マスキング効果）」から音楽を導入しています。
オリバー大阪オフィスでは、ジャズのようにゆったりとリラックスするような曲をかけるのではなく、英語の歌詞入りのリズムカルな音楽を流すことで、業務効率を促進する効果を目的としています。 - 香り
大阪オフィス用にオリジナルアロマをブレンドしました。
リラックス効果の高いラベンダー、フランキンセンス、マジョラムスイート、カモミールローマンをバランス良く配合し、来社されたお客さまが特別な空間に来たと感じられるような印象を受ける空間を演出しています。
改装前の大阪オフィス
2F 内装と家具は変更せずレイアウトだけを変更した執務室
オフィスリニューアルに際し、あえて家具は変更せずに、家具レイアウトだけを変更しました。
従来は、壁側（レイアウト図の下方）に役職者の席を設けていましたが、レイアウト変更後は、役職者の席を廃止し、自由に誰でも使える場所へ変更しています。
その他の部分も全体的に手を入れ、従来の島型デスクレイアウトから、動きを加えたレイアウトに変更しました。
オフィス改装をお考えの際は、詳細ページよりご見学をお申込みいただけます。
株式会社オリバー 福岡オフィス
インテリアイメージ
空間のテーマは「縁（えん）」です。
自然と、家具と、人のつながりを発信する拠点として、円形モチーフをとりいれる等、自然のしなやかさを表現する空間にしています。
改装前の課題
福岡の社員を対象に、改装前のオフィスについてアンケートを実施しました。
「社内で気分転換できる場所はありますか？」という問いに対し、
約63％が、「ない」と回答。
また、「集中する場やクリエイティブな発想をする場は必要ですか？」という問いに対しては、
全員が、「必要」という回答になりました。
その結果を踏まえ、新しいオフィスでは一人ひとりのモチベーションや、快適性を大切にすることに重点を置きました。
ペーパーレス化で収納をなくす
「収納をなくすことで生まれる、価値の向上」
ひとり一台、個人ワゴンが無くても良い空間を作りました。
テレワークが浸透し、ペーパーレスに慣れてきた私たちに、個人ワゴンは不要だと判断しました。
ワゴンを無くすことで固定席という概念を無くし、完全フリーアドレス席にしています。
どの席も有効に使えるという価値の向上につながっています。
改装前の福岡オフィス
オフィス改装をお考えの際は、詳細ページよりご見学をお申込みいただけます。
オフィス内のエリア毎の事例
次に、オリバーのオフィスのエリア別の改装をご紹介します。
- エントランス・受付
- ワークスペース
- カフェスペース
- 会議室
エントランス・受付
オフィスの受付を含むエントランス付近は、来客を迎え入れる最初の空間となるため、「企業の顔」と言われています。
エントランスは、来客が必ず訪れる場所であり、企業のイメージや雰囲気を伝えるために活用しない手はありません。
企業ロゴやコーポレートカラーといった自社のアイデンティティを表現したり、デジタルサイネージによる自社紹介、自社製品の情報提供も有効です。
→ エントランスや受付の事例をさらにご覧になりたい方はこちら「オフィス受付のデザイン事例を写真とレイアウト図で解説！押さえるべきポイントは？」
ワークスペース
いずれの事例もABW型を導入しており、
- 話したいときは、コミュニケーションがとりやすいエリアに
- 話しかけてほしくないときは、集中ブースに
というように、個人のその時々の状況に応じて適した執務空間を選択できます。
コミュニケーション活性化には、気兼ねなくコミュニケーションがとれるレイアウトを取り込むことが大切です。
「盛り上がり過ぎて周りに迷惑が掛からないだろうか」といった心配がなく、自然な状態でコミュニケーションがとれるオフィス空間にすることが重要です。
カフェスペース
いずれのオフィスも、改装時に新たにカフェスペースを導入しました。
カフェスペースは、コミュニケーション活性化の仕組みの一つで、人と人の接触機会が増え、コミュニケーションが自然に生まれる仕掛けとなります。
→ オフィスのカフェスペースや「カフェのようなオフィス」についてさらに詳しく知りたい方はこちら「カフェのようなオフィス空間で働くメリットは？事例や導入時の注意点も紹介」
会議室
ワークスペースをABW型にしているため、会議室は間仕切りのある空間を採用しました。
元々あった会議室のデザインテイストを変化させたり、間仕切りのなかった会議スペースから、間仕切りのある会議室に変更したりしています。
まとめ
以上、オフィス移転・改修を手がける株式会社オリバーの視点から、
- オフィス改装するうえで大事なことは、「大切にしたいこと」を見定めて依頼すること
- オフィス改装の際、確認・決定しなくてはならないこと
- 改装でここまで変わる！ビフォーアフター事例
についてご紹介しました。
業者の担当営業の熱意や最後まで寄り添ってついてきてくれる会社かどうか、という視点が重要です。
「失敗しないよう、注意点を知りたい」
「どうやって改装を依頼する業者を選んだらいいのかわからない」
「実現したいオフィスに最適な業者の選び方がわからない」
「何を決めないといけないのか。そのための社内説得はどうしよう」
といった疑問や不安の参考にしていただければ幸いです。
オリバーでは、オフィス改装のデザインを数多く手がけています。
オフィス空間づくりにお困りの際は、ぜひ当社までお気軽にご相談ください。
オフィスブランドPlace2.5では、お客さまのビジョンを実現する、唯一無二のオフィス設計を行っています。
また当社では自社オフィスのオフィス見学を実施しています。
今回ご紹介したオリバーのオフィスは全て見学していただくことができます。
詳しくは以下のページをご覧ください。
