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【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイント!導入の流れもご紹介

多くの企業が効率性を重視し、限られた労働時間を有効に活用するために、会議の時間短縮や回数削減を図る動きがみられます。

しかし一方で、オンラインを含めると、“人と人が対話する機会”は増えているようです。

有意義なコミュニケーションを取ったり、プロジェクトに関するインプット・アウトプットをしたりするために必要なのが、オフィスのミーティングスペースです。

しかしこのミーティングスペースについては様々な悩みが聞かれ、特に多いのは「スペースが足りない」という悩みです。

近年、オンライン会議が急増したことや、部署をまたぐプロジェクトが増加(※1)したことが、ミーティングスペースの需要が高まっている理由だと思われます。

※1 「働き方改革」の影響で、仕事の内容が“1人で”行うものではなく、“チームで”行うものへ変化しているためと考えられます。

今回のコラムでは、

  • ミーティングスペースはどういうものにするといいのか、情報を集めている
  • プロジェクトを進めるにあたり、つまずかないようにしたい
  • 社内にも喜ばれるミーティングスペースを用意したい

と考えている方に向けて

について、オフィス移転・改装を手がける株式会社オリバーが解説します。

「よいミーティングに必要な要素は何か?」「よいミーティングのために必要な手順は何か?」を知りたい人は、ぜひ参考にしてみてください。

【5つのミーティングシーン】ミーティングのシーン別で考える押さえるべきポイント

  • 突発的なミーティング・報告や相談を気軽に行うシーン
  • 面談や1on1など少人数でクローズドなミーティングを行うシーン
  • オンラインミーティングを行うシーン
  • 会議室で大人数でミーティングを行うシーン
  • 来客とのミーティングを行うシーン

以下では、上記に挙げた5つのミーティングシーンについて、押さえるべきポイントをご紹介します。

1.突発的なミーティング・報告や相談を気軽に行うシーン

執務中にさっと集まり、突発的なミーティング・報告・相談を行うシーンでは、社員の緊張を和らげてリラックスさせるような、スペースのレイアウト・家具選びが必要となります。

例えば配置するテーブルについて、一般的な四角形ではなく、五角形・三角形といった形を選ぶことが1つの案です。

五角形や三角形のテーブルでは、対面ではなく斜めに向かい合って座るため、従業員の緊張感が和らぎ、リラックスして会話が出来ます。

執務スペース内にレイアウトすることで、報告・連絡・相談を、迅速かつ適切に行う助けになるでしょう。

→ 五角形のデスク「S・TW-H826 / S・LW-H826」の詳細ページを見る(オリバー製品サイト)

→ 三角形のベンチ一体型テーブル「S・TT-E614/S・LS-E614」の詳細ページを見る(オリバー製品サイト)

<関連コラム>
→ コミュニケーションが生まれるオフィス空間に必要なポイント|事例&アンケート

2.面談や1on1など少人数でクローズドなミーティングを行うシーン

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

リモートワークが進んでいる中、従業員が孤立しないように、面談や1on1の重要性は高くなっています。

面談や1on1のような、少人数でクローズドなミーティングを行うシーンでは、声や中の様子が外に漏れないスペースづくりが必要となります。

2~4人向けの会議室があればいいのですが、現状数が足りていないという企業が多いです。

また、応接室を代わりに使用しようにも、重厚感がありすぎて“見えない圧力”を感じる(=従業員が萎縮してしまう)というケースがあります。

そうした場合に有効なのが、2~4人向けの個室ブースの設置です。

ブース内は遮音性に優れているため、会話の内容が外に漏れることを気にせずに、また外の音が邪魔にならずに、ミーティングを進めることが可能になります。

最低限、スペースを視覚的に区切るだけでも、パーソナルな空間を作ることはできます。
パネル付きのソファを導入することが1つの方法です。

パーティションで区切る場合は、天井まで区切ることができない代わりに、音が漏れにくいように吸音材を入れたり、音響をセッティングしたりします。

→ 4人用ブース「S・WB-F750・S4」の詳細ページを見る(オリバー製品サイト)

→ パネル付きソファ「S・SF-E626」の詳細ページを見る(オリバー製品サイト)

→ 吸音素材「S・OC-600 」の詳細ページを見る(オリバー製品サイト)

3.オンラインミーティングを行うシーン

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

近年急増したオンラインミーティングについて、以下のような課題があります。

  • 周囲の会話や電子音などがマイクに入る(=先方へ失礼な印象を与える。先方の話す声が聞き取りづらい。)
  • 周囲に聞かれることや視線が気になって、会議に集中できない
  • 周囲に聞かれたくない内容が発言できない

オンラインミーティングを行うスペースでは、上記の課題が解決できていることが望ましいです。

周囲からの視線を遮ったり、発言をしやすくしたりできる家具が、パーティションです。
特におすすめなのは、吸音仕様になっているパーティションです。

オフィスに集中ブースをスムーズに導入するためのポイントは?選び方や利用者の声も紹介

理想的なのは、オンラインミーティングを行うことができる、個室ブースがあることです。

360度を囲う完全プライベート型の個室ブースがあれば、周囲の目を気にせず、オンラインミーティングに集中することができます。

→ 吸音パーティション「S・OS-800」の詳細ページを見る(オリバー製品サイト)

→ 個室ブース「CAP-CELL Lite(カプセル ライト)」の特設ページを見る

<関連コラム>
→ Web会議に適したオフィスづくりのアイデア4選!おすすめ個室ブースの紹介も

4.会議室で大人数でミーティングを行うシーン

会議室で大人数でミーティングを行うシーンでは、

  • 大人数を収容するのに十分なスペースの広さ
  • ミーティングの内容が外に漏れないこと
  • モニターやホワイトボードといった備品が揃っていること

が、重要となります。

テーブルについては、人数や使い方によって、幅広くレイアウト変更が可能なものを選ぶとよいでしょう。

下記リンクの「S・TM-B349」は、台形テーブルを2台組み合わせると、六角形のコミュニケーションテーブルになります。

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

使わないときは折りたたんで収納することができ、余分なスペースはとらない仕様です。

→ レイアウト変更が可能なテーブル「S・TM-B349」の詳細ページを見る(オリバー製品サイト)

5.来客とのミーティングを行うシーン

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

来客とのミーティングには、以下のようなシーンが考えられます。

  • 来客用会議室でミーティングをする
  • 通常の会議室でミーティングをする
  • エントランスから近いオープンな空間でミーティングをする
  • 執務スペースに招き入れる形でミーティングをする

エントランス付近のミーティングが、もっとも気軽なイメージです。

パーティションで間仕切りをしたり、テーブル同士を離したりして、「話の内容が聴こえる」という問題を解消します。

逆に、エントランスから直接入室できる会議室では、クローズドな空間で商談を行うことができます。

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

例えば、ソファ+ローテーブルを採用すると重厚感を増すことができ、金融関係などの落ち着いた雰囲気が必要な場合に有効な選択です。

実際の事例としては、来客を招き入れる会議室からも、入口の企業シンボルが見えるようにして、会社の印象をしっかりと感じてもらうというレイアウトがあります。

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

<詳しくはこちら>
→ 回路のように巡るコミュニケーションを可能にしたオフィス 株式会社水田製作所 様 硯町工場|業種:電子機器製造業

<関連コラム>
→ オフィス受付のデザイン事例を写真とレイアウト図で解説!押さえるべきポイントは?

ミーティングスペースにおいて発生しがちな10の課題と対策

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介
  1. いつもスペースが埋まっていて利用できない
  2. 利用している人が固定化されていて利用しづらい
  3. スペースが余分であまり利用されていない
  4. 会議室まで移動するのが面倒
  5. ミーティングの声が大きく周囲の人が集中しづらい
  6. 落ち着かず何となく話しづらい
  7. ミーティングスペースが狭い
  8. テーブルが使いづらい
  9. ミーティングの生産性が低い
  10. オフィス全体で物が多くミーティングスペースが物置になっている

上記は、ミーティングスペースやミーティングそのものについて、よく発生する10の課題です。

それぞれの課題の解決方法について、以下で解説していきます。

1.いつもスペースが埋まっていて利用できない

いつもミーティングスペースが埋まっていて利用できない場合、いわゆる「空予約(予約があるが利用者が現れず、ミーティングスペースが無駄になる状況)」が多いか、もしくはミーティングスペースが足りないケースが考えられます。

空予約が発生しないように、例えば

  • 社内ルールを改める
  • 一定時間利用がなければ自動的にキャンセルされるような予約システムを導入する
  • ミーティングスペースを増やす

といった方法で問題を解決するのがよいでしょう。

2.利用している人が固定化されていて利用しづらい

利用している人が固定化されていて利用しづらい場合も、社内ルールの改善や先述のような予約システムの導入がよいでしょう。

その時間が、空いているのか空いていないのかを明確にすることが可能となります。

3.スペースが余分であまり利用されていない

ミーティングスペースがあまり利用されていない場合、スペースが多すぎるか、もしくは距離が遠すぎるという理由が考えられます。

また、「そこに行ってみないとミーティングスペースが空いているかどうかわからない」状況も、ミーティングスペースがうまく活用されない理由の1つです。

よって、ミーティングスペースを減らす(近いところに限定する)、もしくは予約必須にして運用する、といった方法が解決策になります。

4.会議室まで移動するのが面倒

「会議室まで移動するのが面倒」という意見が多い場合、実際に会議室まで遠すぎる可能性があります。

会議室まで移動するほどでもない、簡単なミーティングをさっと行えるようなスペースを、会議室とは別に執務スペース内に設けるのがよいでしょう。

5.ミーティングの声が大きく周囲の人が集中しづらい

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

ミーティングの声が大きく周囲の人が執務に集中しづらい場合、レイアウトに問題がある可能性があります。

ミーティングスペースの横には、集中スペースを配置しないようにしましょう。

また、ミーティング用に部屋を作る場合は、部屋の仕様を吸音仕様(天井・床・壁)にすると、声が外に聞こえにくくなります。

6.落ち着かず何となく話しづらい

ミーティングスペースを利用する際、何となく落ち着かず話しづらい場合、インテリアやデザインに圧迫感がある可能性があります。

カジュアルな印象のインテリアやデザインを取り入れてみましょう。

例えば周りが壁に囲まれているのと、ガラス張りになっているのとでは、圧迫感が全く違います。

その部屋でどんなミーティングをしたいのか、目的に応じたデザインテイストにしなくてはいけません。

7.ミーティングスペースが狭い

当然のことながら、ミーティングスペースが狭すぎると、使いづらいです。
その部屋でミーティングをする人数に合わせた、最適な設計をしましょう。

8.テーブルが使いづらい

例えば、昔ながらの応接室に多い高さ30~40cm程度のローテーブルは、重厚な雰囲気を作り出すには効果的です。

しかし、書類をみたり、パソコンを使用しながらの場合は、話す側も聞く側も使いづらいと感じる方が多いでしょう。

書類を出しながら話をするミーティングが多い場合は、机の高さは70cm程度(椅子の高さとバランスを取る)ほうが、使いやすくなります。

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介

テーブルと合わせる椅子については、キャスターが付いているほうが出し入れはしやすく、使い勝手が向上します。

9.ミーティングの生産性が低い

ミーティングの生産性の向上のためには、ミーティング時間が短くなる工夫や、前のめりになって会話に参加できる工夫が必要となります。

例えば、高さがあるテーブルを、ミーティングスペースに取り入れる工夫があります。

座らないのでミーティングを短く済ませようという意識が働き、ミーティングの生産性が上がります。

机の形やレイアウトを工夫して、ミーティングに参加する人が対面にならないようにする方法も、ミーティングの生産性アップには有効です。

対面にならないことで緊張感や圧迫感が和らぎ、発言しやすくなる(=中身のあるミーティングになる)メリットがあります。

オンラインミーティングについては、複雑なセッティングを不要にし、開始時刻になればすぐにミーティングに入れるような仕組みが重要です。

大きな会議室を用意できるのであれば、前にも後ろにも画面を用意すると、アウトプットとインプットの切り替えが容易に行えます。

10.オフィス全体で物が多くミーティングスペースが物置になっている

オフィス全体で物が多く、ミーティングスペースですら物置状態になっている場合、収納が足りていない可能性があります。

「紙が多い」という場合は、ペーパーレス化を進めることによって、オフィスが片付くケースもあります。

オリバーでは、

  • オフィス内でのDX推進とペーパーレス化の関係
  • DX化やペーパーレス化を推進する際のポイントや手順

についてご紹介した資料をご用意しております。
詳しくは以下のダウンロードフォームをご覧ください。

→ オフィスDXによる働き方改革 -ペーパーレス化編-

ミーティングスペースにあるとよい設備や備品

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介
  • モニター
  • プロジェクター
  • マイク
  • スピーカー
  • ホワイトボード

パソコンの画面をミーティングで共有できるモニターやプロジェクターは、多くのミーティングシーンにおいて有効活用できるでしょう。

また、手書きで書き込めるホワイトボードの需要も依然として高いといえます。

ホワイトボードの中には、書き込んだ内容をそのままスキャンできるものがあります。
このタイプでは、書き込んだ内容を、すぐにミーティングの参加者にシェアすることができて便利です。

また、ミーティングが長くなる場合、「軽食がほしい」というニーズも生まれてきます。
そのための設備や、食べた後の掃除を綺麗にするためのアルコールスプレーやゴミ箱などがあるとよいでしょう。

さらに来客用の冷蔵庫を準備して、その中に自由に飲める飲み物を準備しておくのもよいです。
来客に、「おもてなしの行き届いた会社だな」と思ってもらうことができます。

使い勝手のよい効率的なミーティングスペースを導入する際の流れとポイント

【シーン別】オフィスミーティングスペースづくりのポイントと事例!導入の流れもご紹介
  1. 現在のオフィスにおける課題を定量的・定性的に計測する
  2. 様々なタイプのミーティングスペースを用意することが必ずしもよいとは限らない
  3. 働き方は時代に応じて変化するため変化に対応できる空間が必要
  4. ミーティングスペースを他の用途と兼用する
  5. 外部に依頼する際は経験豊富な業者に依頼する

上記は、使い勝手がよく、効率的なミーティングを行うことができるミーティングスペースを導入するために、把握しておきたい流れやポイントです。

以下で詳しく、解説していきます。

1.現在のオフィスにおける課題を定量的・定性的に計測する

まずは現在のオフィスにおいて、社内のミーティングが、

  • どのような形で行われているのか?
  • 週に何回行われているのか?
  • 何分くらい行われているのか?
  • 何人で行われているのか?

というのを、定量的に計測することが必要です。
従業員全員からWebアンケートを取るなどして、ヒアリングを行います。

「ミーティングスペースが足りないと言っているが、本当に足りないのか?」
「具体的に、何が足りないのか?」

といった定性的な部分も、ヒアリングで明らかにします。

アンケートやヒアリングなどで分かったことを根拠にして、ミーティングスペースの設計を行っていきます。

2.様々なタイプのミーティングスペースを用意することが必ずしもよいとは限らない

ミーティングスペースにはオープンなもの、クローズドなもの、様々なタイプがあります。

しかし、1つのオフィスで様々なタイプのミーティングスペースを用意することが、必ずしもよいとは限りません。

様々なタイプのミーティングスペースを用意してしまうと、それぞれのスペースの用途が限られてしまう懸念があります。

「たくさんスペースを用意したけれど、使われていない」という状況が発生しうるのです。

設計を依頼する会社とよく検討をして、最適なミーティングスペースを限定し、提案してもらう必要があります。

3.働き方は時代に応じて変化するため変化に対応できる空間が必要

今の時代もそうであるように、働き方は時代に応じて変化していきます。
よってミーティングスペースにも、ある程度の柔軟性が必要です。

後述するように、ミーティングスペースを他のスペースと兼用できるようにするのが、1つのよい方法です。

4.ミーティングスペースを他の用途と兼用する

どんな形のミーティングスペースでも、比較的簡単に兼用可能なのは、ランチスペースです。
執務時間中はミーティングスペースとして利用し、休憩時間にはランチをとったりくつろいだりするスペースとして利用する方法です。

ほかにも例えば、立てこんだプロジェクトがある場合のために、ミーティングスペースをプロジェクトルームと兼用する方法があります。

クローズドなミーティングスペースであっても、スライディングウォール(可動式の壁)を導入すれば、必要に応じてミーティングスペースの収容人数を少人数→大人数に変えることも可能になります。

また、ミーティングスペースと執務スペースを兼用することも可能です。
次の事例は、執務スペースのテーブルを可動性があるものにし、執務からさっとミーティングに移ることを可能にしました。

<詳しくはこちら>
→ 異なる企業が混ざり合い、コミュニケーション拡大を狙うオフィス パーソルホールディングス株式会社 様 麹町オフィス|業種:人材サービス業

5.外部に依頼する際は経験豊富な業者に依頼する

ミーティングスペースの設計を外部に依頼する場合は、設計だけでなく現状の調査から行ってくれる業者に依頼するとよいでしょう。

  • 企業理念や事業内容、社風に配慮した提案内容か
  • 「働きやすさ」を考慮した提案内容か
  • 予算に見合った提案内容か

といった基礎的な視点と、業者の担当営業の熱意や、「最後まで寄り添ってついてきてくれる会社かどうか?」という視点を持って、業者を比較・検討してみましょう。

また、業者のWebサイトの実績ページなどを見て、「経験豊富な業者であるか?」を見極めることも大事です。

経験豊富な業者に依頼することで、

  • 計画の遅れ
  • 予算の超過
  • できあがったミーティングスペースの問題(品質・法律面・使い勝手)
  • アフターメンテナンスの問題

といった心配事を、避けることができます。

まとめ

以上、オフィス移転・改修を手がける株式会社オリバーの視点から、

  • 【5つのミーティングシーン】ミーティングのシーン別で考える押さえるべきポイント
  • ミーティングスペースにおいて発生しがちな10の課題と対策
  • ミーティングスペースにあるとよい設備や備品
  • 使い勝手のよい効率的なミーティングスペースを導入する際の流れとポイント

について、解説しました。

オリバーでは、オフィス移転・改装のプロジェクトを数多く手がけています。
オフィス空間づくりにお困りの際は、ぜひ当社までお気軽にご相談ください。

オフィスブランドPlace2.5では、お客さまのビジョンを実現する、唯一無二のオフィス設計を行っています。

また当社では自社オフィスのオフィス見学を実施しています。
オリバーのオフィスは全て見学していただくことができます。
詳しくは以下のページをご覧ください。

この記事の執筆者

Place2.5 マーケティング担当

オリバーのオフィス部門を専門に担当。 お客さまの悩みやニーズに耳を傾けて、働き方のご提案や情報発信を行います。

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